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    Administrative Assistant - Geneva, Schweiz - CERN

    CERN
    CERN Geneva, Schweiz

    vor 1 Woche

    Default job background
    Contract
    Beschreibung

    Job Description

    Introduction

    Are you a rigorous administrative assistant with a mindful mastery of multitasking? Are you interested in supporting Members of the Personnel of the largest physics laboratory on earth? We are looking for a dynamic person with an eye for detail and strong interpersonal skills to join our Personnel Records team. CERN, take part

    You will join the "Records and Cards" section in the HR Department ( ): our Records Office oversees contractual decisions and all related administrative actions, and our Cards Service takes care of the French and Swiss legitimation cards as well as visa requests for Members of the Personnel and their families.

    Functions

    As an Administrative Assistant in the "Records and Cards" section, reporting to the Section Leader, within a team of six people, you will:

  • Ensure the daily tasks of registration, establishment of personnel contracts, contract amendments and attestations for Members of the Personnel, requiring the application of the Organizations' relevant regulations and procedures, and record all the relevant and accurate information into Oracle Human Resources (OHR) database.
  • Act as an contact person inside and outside CERN including face-to-face contact with people, answer email and telephone queries, as well as service desk tickets.
  • Prepare and maintain documentation related to internal procedures; contribute to improving and streamlining HR administrative processes.
  • Organise and manage, as Departmental Space Manager (DSM), works, removals and moves, order furniture.
  • Contribute to processing the requests (initial, extension and cancellation) for the CERN Host state French and Swiss work and residence permits for all members of personnel and their families, whenever required.
  • Support other colleagues as required.

    • Qualifications

    Higher administrative diploma or equivalent relevant experience in the field of administration or a related field.

    Experience:

  • Proven experience of administrative work, in an international environment.
  • Demonstrated experience in the interpretation and application of rules and procedures.

    • Technical competencies:

  • Customer service.
  • Archiving and records management.
  • Use of office software packages.
  • Secretarial work.

    • Behavioural competencies:

  • Working in Teams: contributing to promoting a positive atmosphere in the team through an optimistic and constructive attitude; addressing issues. Seeking to help other team members when own work is done; supporting others.
  • Achieving Results: having a structured and organised approach towards work; being able to set priorities and plan tasks with results in mind. Being rigorous and producing quality results at first attempt.
  • Managing Self: working well autonomously; taking on activities and tasks without prompting. Remaining objective, focused and productive in a stressful environment; focusing on solutions rather than problems.
  • Communicating Effectively: checking to ensure that the message has been well understood. Listening actively to others and letting others speak. Ensuring that information, procedures and decisions are appropriately documented.
  • Demonstrating Flexibility: adapting quickly and resourcefully to shifting priorities and requirements. Readily absorbing new techniques and working practices; proposing new or improved ways of working.

    • Language skills:

    Very good knowledge of either English or French, written and spoken. A good knowledge of the other language.

    Additional Information

    Eligibility and closing date:

    has been an integral part of CERN's mission since its foundation and is an established value of the Organization. Employing a diverse workforce is central to our success. We welcome applications from all .

    This vacancy will be filled as soon as possible, and applications should normally reach us no later than at 23:55.

  • accès personnel

    Assistant Administratif

    vor 2 Stunden

    accès personnel Geneve, Schweiz

    **Description**: · Responsabilités principales: · Assister efficacement la direction dans la gestion quotidienne des activités administratives. · Coordonner les agendas, organiser les réunions et assurer la logistique des déplacements. · Rédiger et formater des documents, rapport ...

  • Burckhardt+Partner

    Assistant Administratif 50%

    vor 2 Stunden

    Burckhardt+Partner Geneve, Schweiz

    Burckhardt, Genève · Assistant administratif 50% (h/f/a) · Ce que vous trouverez chez nous: · - Un environnement de travail stimulant et bienveillant. · - Des conditions attrayantes - Un développement professionnel et personnel au sein d'une belle équipe. · - Une entrée en foncti ...

  • Labcorp

    Administrative Assistant

    vor 2 Stunden

    Labcorp Geneve, Schweiz

    If you are looking for a company where you can personally advance healthcare and make a difference in peoples' lives with your bold ideas and unique point of view, consider working at Labcorp Drug Development as an **Administrative Assistant** · In this role, you will provide sec ...

  • DFS SA MORGAN

    Assistante RH Et Administrative

    vor 2 Stunden

    DFS SA MORGAN Geneve, Schweiz

    **DESCRIPTION DE L'ENTREPRISE** · Avec ses 6 marques de prêt-à-porter (Cache-Cache, Bréal, Bonobo, Morgan, Vib's et Caroll), 1 Milliard de CA à fin février 2021, 13000 collaborateurs et 2400 points de vente dans le monde, le Groupe Beaumanoir poursuit son développement et recrute ...

  • SafeGuard Global

    Administrative Assistant

    vor 2 Stunden

    SafeGuard Global Geneve, Schweiz

    Looking for a Job That Fits Your Life, anywhere in the World? · - Ever fancied a role where work molds around your life, no matter where in the globe you are? Welcome to Safeguard Global We're all about making work fit into your world, wherever that may be. · - About Us: · - At S ...

  • Laboratoire Sintyl SA

    Assistante Administrative Et Commerciale

    vor 2 Stunden

    Laboratoire Sintyl SA Carouge, Schweiz

    Grâce à notre maîtrise de la formulation avancée et notre savoir-faire en recherche et développement, nos soins haute performance sont plébiscités par les centres esthétiques et spas de luxe de plus de 20 pays à travers le monde. · Afin d'assurer le lien entre nos 3 filiales (Fra ...

  • Groupe PGN

    Assistante Administrative Baubit Bâtiment

    vor 2 Stunden

    Groupe PGN Geneve, Schweiz

    Pour le compte de l'un de nos clients, nous recrutons un/une **assistante administrative** à **100% **au bénéfice **d'au moins une expérience **dans une entreprise du **bâtiment **en Suisse - **maîtrise du logiciel BAUBIT obligatoire.** · Le poste se trouve à Genève. · Votre miss ...

  • Groupe PGN

    Assistante Administrative Bâtiment 100%

    vor 2 Stunden

    Groupe PGN Geneve, Schweiz

    Nous recrutons pour l'un de nos clients une **assistante administrative** à **100% **au bénéfice **d'au moins une expérience **dans une entreprise du **bâtiment **en Suisse. · Le poste se trouve à Genève. · Votre mission: · - accueil téléphonique et physique · - gestion du planni ...

  • KPMG-Switzerland

    Assistant(E) Administratif(Ve)

    vor 2 Stunden

    KPMG-Switzerland Geneve, Schweiz

    **Vous souhaitez vous investir, relever des défis et apprendre chaque jour? En nous rejoignant, vous aurez la possibilité d'exercer une activité passionnante, de vous investir pour notre clientèle nationale et internationale et renforcer notre équipe administrative, dans un envir ...

  • Data Conversion Service SA

    Administrative Assistant

    vor 2 Stunden

    Data Conversion Service SA Meyrin, Schweiz

    **Description du travail**: · Provide support to the team and collaboration: · - Welcome all members and visitors in the secretariat; · - Assist collaborators with various requests; · - Perform necessary updates using databases (registration of new members from different statuses ...

  • LB Recrutement

    Assistant(E) Administratif(Ve)

    vor 2 Stunden

    LB Recrutement Geneve, Schweiz

    **Responsabilités: · - Gestion du personnel, cycle de vie du collaborateur, préparation des salaires · - Gestion des factures, relances paiements · - Suivi budget · - Diverses tâches administratives · **Profil: · - Expérience confirmée dans un poste similaire · - Excellente ortho ...

  • Academic Work

    Assistant/e Administratif/ve Dans Le Domaine

    vor 2 Stunden

    Academic Work Geneve, Schweiz

    Tu es issu/e d'une formation administrative ou légale? Tu justifies au minimum d'une expérience dans du secrétariat en étude d'avocat? Tu maîtrises parfaitement le français à l'écrit et à l'oral, ainsi que l'anglais? De nature proactive, tu as une bonne capacité d'adaptation et u ...

  • HES-SO Genève

    Un-e Assistant-e Administratif-ive

    vor 2 Stunden

    HES-SO Genève Carouge, Schweiz

    La HES-SO Genève recherche pour le bureau des études de la Haute école de musique de Genève: · **Un-e assistant-e administratif-ive à 50-60%** · **(assistant-e administratif-ive 1, classe max. 13) · **Engagement à durée déterminée d'une année, renouvelable · Membre de la HES-SO G ...

  • leteam sa

    Assistant Technique Et Administratif 80% à 100%

    vor 2 Stunden

    leteam sa Geneve, Schweiz

    **Description de l'entreprise** · **Description de l'emploi** · - Lancer un appel d'offre · - Répondre à un appel d'offre · - Réaliser un suivi d'activité · - Concevoir un tableau de bord · - Organiser des réunions et des visites de chantier · - Rédiger un compte rendu de réunion ...

  • Bossinterim SA

    Assistant/e Administrative Fr/ang

    vor 2 Stunden

    Bossinterim SA Geneve, Schweiz

    Vous serez le premier point de contact pour le Secrétariat des Sections Scientifiques et apporterez votre soutien dans l'ensemble des tâches administratives. · Descriptif du poste: · Fournir un soutien administratif au directeur et au secrétariat de l'association. Surveiller et a ...

  • Academic Work

    Assistant/e Administratif/ve en Service Après

    vor 2 Stunden

    Academic Work Geneve, Schweiz

    Tu bénéficies d'un CFC d'employé/e de commerce ou d'une maturité professionnelle commerciale? Tu as une premieère expérience réussie en administration? Tu montres un fort intérêt pour le secteur du luxe? Tu es de nature proactive, organisée, volontaire et minutieuse? Postule vite ...

  • Academic Work

    Administrative Assistant in The Legal Field

    vor 2 Stunden

    Academic Work Geneve, Schweiz

    **About the role**: · Our client is an important law firm in Geneva. In order to strenghten one of their team, they are looking for a new assistant. You will join a small team and you will be able to learn from them. You will assist one of the partner and his team as they never w ...

  • ReSo HR

    Assistant(E) Administratif(Ve) Et Comptable

    vor 2 Stunden

    ReSo HR Carouge, Schweiz

    **Descriptif de poste**: · - Gestion administrative des comptes de liquidités et correspondance avec les différents établissements bancaires ; · - Tenue d'échéanciers pour les tâches du service ; · - Contact avec les propriétaires par courriels, courriers ou par téléphone ; · - M ...

  • Pemsa SA

    Assistant(E) Administratif(Ve)

    vor 2 Stunden

    Pemsa SA Perly, Schweiz

    Pemsa est une société de recrutement, de gestion et de délégation de personnel, spécialisée dans les métiers de l'électricité depuis 35 ans. Pour l'un de nos clients, nous sommes à la recherche du profil suivant :_ · **Mission**: · - Etablissement de soumissions · - Contacts avec ...

  • To Be Pro

    Assistant administratif/Assistante Administrative

    vor 4 Tagen

    To Be Pro Les Acacias, Schweiz

    Vous évoluerez au sein d'une entreprise spécialisée dans la commercialisation véhicules, dans d'excellentes conditions. · Sous la responsabilité de la direction administrative et financière, vous serez en charge de diverses tâches administratives et comptables. · Assistant admini ...