Assistant/e Administrative Fr/ang - Geneve, Schweiz - Bossinterim SA

Bossinterim SA

Geprüftes Unternehmen

Geneve, Schweiz

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Schneider

beBee Recruiter

Beschreibung

Vous serez le premier point de contact pour le Secrétariat des Sections Scientifiques et apporterez votre soutien dans l'ensemble des tâches administratives.

Descriptif du poste:
Fournir un soutien administratif au directeur et au secrétariat de l'association. Surveiller et administrer les comptes de messagerie du Secrétariat. Répondre aux demandes de renseignements généraux et à la correspondance, y compris la correspondance par courrier électronique demandant le soutien du directeur/directeur adjoint/comptable. Aider les membres du Comité exécutif et les conseillers du président dans les tâches administratives (commande des fournitures de bureau, participer aux nouveaux en-têtes de lettre et dans l'ensemble de la correspondance). Gestion et organisation des systèmes de classement pour tout le personnel. Mettre à jour les statuts, le règlement intérieur et le manuel de procédures après chaque assemblée générale (tous les trois ans). Préparer l'impression et la diffusion au sein du Bureau. En étroite collaboration avec le secrétaire général et le directeur, préparer les ordres du jour, assister, rédiger les procès-verbaux, effectuer le travail de suivi pour l'assemblée générale, le comité exécutif, le comité des sections scientifiques, le comité d'éthique et de révision ainsi que d'autres comités si nécessaire. Secrétaire des Sections Scientifiques, vous mettez à jour les détails des membres de la section et maintenez une liste de contacts précise.

Demandez des rapports de section et des reportages tous les quatre mois pour les Newsletter/e-Journal. Assurer la liaison avec le consultant en communication pour le téléchargement des nouvelles des sections.

Organiser des réunions avec le secrétaire des sections scientifiques et les présidents de section. Soutenir le Comité permanent des sections scientifiques, notifier la date, l'ordre du jour, prendre des notes et toute action de suivi. Aide à l'organisation de l'Assemblée Générale Assister aux réunions et congrès scientifiques à la demande du directeur.

Finance : Fournir un soutien administratif au comptable (Neuvecelle) avec réception et journal des factures à jour. Autoriser les paiements si nécessaire en collaboration avec le directeur/directeur adjoint/comptable (Neuvecelle). CE Aider les membres du CE avec l'informatique, y compris la technologie cloud, le logiciel de réunion virtuelle (Zoom/Teams et al.) et la récupération de documents.

Profil recherché:

- Diplôme de secrétaire, CFC d'employée de commerce ou titre jugé équivalent
- 1 ou 2 ans d'expérience dans le secrétariat à un poste similaire
- Français courant, Anglais bon niveau (lu, parlé écrit)
- Maîtrise des outils informatiques (MS Office)
- Organisation et rigueur dans l'exercice des tâches demandées.
- Autonomie, dynamisme et réactivité.
- Grand sens de la confidentialité.
- Forte capacité d'anticipation des besoins.
- Disponibilité et flexibilité.

Suisse ou permis valable.

Type d'emploi : Temps plein

Programmation:

- Périodes de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Expérience:

- dans l'assistanat administratif: 1 an (Exigé)

Langue:

- Anglais niveau C1 (Exigé)