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    Departmental Administrative Officer - Geneva, Schweiz - CERN

    CERN
    CERN Geneva, Schweiz

    vor 5 Tagen

    Default job background
    Beschreibung
    Job Description

    Introduction

    Are you a proactive and flexible Administrative Officer, with a cooperative spirit and good software packages skills? Are you interested to collaborate on a range of administrative topics at the Department level and to assist the colleagues in a dynamic IT Department? Contribute with your skills to the IT Secretariat Team CERN. Take part

    You will join:

    • The Information Technology (IT) Department which provides computing services for all aspects of the laboratory's activities. More information on the Department is at:
    • The Resource Management (RM) Group responsible for overseeing talent, vendor, and financial management for the IT Department (more than 250 employees) as well as the Project Management Office and Facilities Management.
    • The IT secretariat responsible for providing administrative secretarial support to the Department. The services provided include general office duties in accordance with the Organization's administrative procedures.

    Functions

    As an Administrative Assistant in the IT Secretariat Team, you will join a team of assistants and participate in the daily management of the secretariat office with special emphasis on information, communication, and organizational services.

    You will act as departmental administrative officer (DAO). The DAO's role involves answering requests for information and advising the department/unit's personnel on rules and procedures. The DAO helps people to understand the CERN Staff Rules and Regulations and directs them to the right service or contact person if required. Your role will be:

    • Making sure that CERN's different rules and procedures are respected and applied correctly and consistently;
    • Answering queries on Personnel and administrative matters (leave, changes related to life and career events, etc.);
    • Taking care of administrative formalities: arrival, departure, travel arrangements, expense claims, reimbursements etc. in accordance with CERN Staff rules and regulations;
    • Liaising and collaborating with internal services and units in other Departments;
    • Maintaining physical and electronic documents, web pages, shared files, tables and records to provide up-to-date information;
    • Maintaining and monitoring information in CERN Personnel/administrative databases and associated tools;
    • Covering for other team members during their absence and completing other tasks as required.
    Qualifications

    Higher administrative diploma or equivalent relevant experience in the field of administration and finance or a related field.

    Experience:

    • Demonstrated relevant experience working in an administrative service/secretariat service.
    • Experience in an international environment would be an advantage.
    • Experience using personnel/administrative databases and associated tools would be an advantage.
    • Hands-on experience with the maintenance of Web Sites in Drupal and SharePoint and reporting tool like Power BI would be a plus.

    Technical competencies:

    • Secretarial work: good knowledge of administrative tasks and secretarial work.
    • Customer service: answering queries on personnel and administrative matters on a variety of subjects.
    • Use of office software packages: concurrent use of multiple electronic tools. Good knowledge of Excel and Word to generate reports and letters, confident in the use of web content tools and reporting tools.

    Behavioural competencies:

    • Demonstrating Accountability: working conscientiously and reliably; delivering on promises. Readily admitting to mistakes Maintaining confidentiality.
    • Working in Teams: seeking to help other team members when own work is done; supporting others. Contributing to promoting a positive atmosphere in the team through an optimistic and constructive attitude; addressing issues. Working well in groups and readily fitting into a team; participating fully and taking an active role in team activities.
    • Achieving Results: objectively assessing and monitoring own work; regularly reporting on progress and advising of any changes in schedule or priorities. Being rigorous and producing quality results at first attempt. Having a structured and organised approach towards work; being able to set priorities and plan tasks with results in mind.
    • Demonstrating Flexibility: readily accepting new tasks or work/projects. Readily absorbing new techniques and working practices; proposing new or improved ways of working.

    Language skills:

    Spoken and written English: ability to understand and speak in professional contexts as well as the ability to prepare/draft accurate texts. Knowledge of French will be an asset or the willingness to acquire it rapidly.

    Additional Information

    Eligibility and closing date:

    Diversity has been an integral part of CERN's mission since its foundation and is an established value of the Organization. Employing a diverse workforce is central to our success. We welcome applications from all Member States and Associate Member States.

    This vacancy will be filled as soon as possible, and applications should normally reach us no later than

    Employment Conditions

    Contract type: Limited duration contract (5 years). Subject to certain conditions, holders of limited-duration contracts may apply for an indefinite position.

    Job grade: 3-4

    Job reference: IT-RM LD

    Benchmark Job Title: Personal/Team Assistant

  • CERN

    Departmental Administrative Officer

    vor 5 Tagen

    CERN Geneva, Schweiz Contract

    Job Description · Introduction · Are you a proactive and flexible Administrative Officer, with a cooperative spirit and good software packages skills? Are you interested to collaborate on a range of administrative topics at the Department level and to assist the colleagues in a ...

  • AP Group Ltd

    Trust Administrator, Multi Family Office

    vor 18 Stunden

    AP Group Ltd Geneva, Schweiz Ganztags

    A boutique multi-family office in Geneva is looking to hire a trust administrator to work in a small friendly team. Ideally, you will be degree educated and have either the STEP Certificate or studying for a STEP Diploma. A minimum of two years relevant experience in trust is a p ...

  • Academic Work

    Opportunité Pour Jeune Deplômé/e

    vor 4 Stunden

    Academic Work Geneve, Schweiz

    Tu es à la recherche d'un poste polyvalent au sein d'un environnement international et dynamique ? Tu possèdes une première expérience dans l'office management ? Tu maîtrises parfaitement le français et l'anglais ? Tu es une personne curieuse, autonome et organisée ?Si ce poste t ...

  • Sigma

    Réceptionniste-office Manager

    vor 4 Stunden

    Sigma Geneve, Schweiz

    Pour notre client basé à Genève, une société active dans le domaine financier, nous recherchons un.e Réceptionniste/Office Manager à 100% bilingue anglais-français. · **Responsabilités**: · Accueil physique et téléphonique des visiteurs · Gestion du courrier · Organisation d'évèn ...

  • Groupe PGN

    Assistante Administrative Bâtiment 100%

    vor 4 Stunden

    Groupe PGN Geneve, Schweiz

    Nous recrutons pour l'un de nos clients une **assistante administrative** à **100% **au bénéfice **d'au moins une expérience **dans une entreprise du **bâtiment **en Suisse. · Le poste se trouve à Genève. · Votre mission: · - accueil téléphonique et physique · - gestion du planni ...

  • Groupe PGN

    Assistante Administrative Baubit Bâtiment

    vor 4 Stunden

    Groupe PGN Geneve, Schweiz

    Pour le compte de l'un de nos clients, nous recrutons un/une **assistante administrative** à **100% **au bénéfice **d'au moins une expérience **dans une entreprise du **bâtiment **en Suisse - **maîtrise du logiciel BAUBIT obligatoire.** · Le poste se trouve à Genève. · Votre miss ...

  • accès personnel

    Assistant Administratif

    vor 4 Stunden

    accès personnel Geneve, Schweiz

    **Description**: · Responsabilités principales: · Assister efficacement la direction dans la gestion quotidienne des activités administratives. · Coordonner les agendas, organiser les réunions et assurer la logistique des déplacements. · Rédiger et formater des documents, rapport ...

  • G&S Swiss Solutions

    Gestionnaire D'assurances Choses

    vor 4 Stunden

    G&S Swiss Solutions Geneve, Schweiz

    Pour l'un de nos partenaires, une entreprise d'assurance suisse, nous recherchons un **employé de back office commercial **à Genève**.** · - Interface avec les compagnies d'assurance pour les devis, la souscription et les réclamations · - Support administratif et commercial aux c ...

  • Adecco

    Collaboratrice / Collaborateur Back / Middle-office

    vor 4 Stunden

    Adecco Geneve, Schweiz

    Nous recherchons pour une mission de 12 mois un/e: · **Collaboratrice / Collaborateur Back / Middle-Office (H/F/D)**: · **Votre défi** · - Assumer la responsabilité du traitement administratif des transactions générées par les gestionnaires dans les portefeuilles des Fonds AVS/AI ...

  • Multi Personnel

    Assistant/e Administration Des Ventes Fr

    vor 4 Stunden

    Multi Personnel Geneve, Schweiz

    Reconnue et incontournable depuis plus de 40 ans, Multi Personnel est une agence spécialisée dans la mise à disposition de personnel administratif et de cadres, temporaire et fixe, dans de nombreux secteurs économiques, tels que la banque, sociétés financières, multinationales, O ...

  • B+S ingénieurs conseils SA

    Stagiaire Employé de Commerce

    vor 4 Stunden

    B+S ingénieurs conseils SA Geneve, Schweiz

    **Stagiaire employé de commerce (H/F)** · **Stagiaire employé de commerce (H/F)** · **Publiée le **: · En étroite collaboration avec le pôle administratif, vous aurez la mission d'accompagner les responsables administratif, gestion des coûts et ressources humaines dans leurs tâch ...

  • Adecco

    Technicien de Maintenance CVC

    vor 4 Stunden

    Adecco Geneve, Schweiz

    Nous recrutons pour notre client un-e · **Technicien de maintenance CVC**: · **Votre défi** · Gérer les activités de maintenance et d'entretien · Assurer les divers dépannages · Préparer, planifier, exécuter les travaux confiés · Planifier, Surveiller, superviser et accompagner l ...

  • tpg Transports publics genevois

    Planificateur Trice Voie à 80%

    vor 4 Stunden

    tpg Transports publics genevois Geneve, Schweiz

    Grâce aux plus de 2'200 collaborateurs-trices, nous sommes un acteur de référence de la mobilité dans la région genevoise en œuvrant quotidiennement au service de la collectivité. · Afin d'améliorer le quotidien du plus grand nombre, nous sommes amenés à nous développer sans cess ...

  • Bossinterim SA

    Assistant/e Administrative Fr/ang

    vor 4 Stunden

    Bossinterim SA Geneve, Schweiz

    Vous serez le premier point de contact pour le Secrétariat des Sections Scientifiques et apporterez votre soutien dans l'ensemble des tâches administratives. · Descriptif du poste: · Fournir un soutien administratif au directeur et au secrétariat de l'association. Surveiller et a ...

  • T&F Menuiserie

    Technicien Expérimenté

    vor 4 Stunden

    T&F Menuiserie Geneve, Schweiz

    **Mission**: · - Suivi technique et administratif des chantiers, · - Gestion de la relation clients (architectes, particuliers, DT) · - Coordination de l'équipe de pose · - Gestion du planning · - Participer aux réunions de chantier et rendez-vous clients · - Commandes fournisseu ...

  • Finders SA

    Junior Client Relationship Manager

    vor 4 Stunden

    Finders SA Geneve, Schweiz

    **Client**: · A leading, global multi family office offering a close-knit, collegial, fast-paced Geneva office team to join. · **Position**: · Are you a worker bee, hungry and driven for a new challenge? · A client that Finders know intimately so can help explain the culture to a ...

  • OPTIMA PARTNERS

    Polyvalent Receptionist-admin Assistant

    vor 4 Stunden

    OPTIMA PARTNERS Geneve, Schweiz

    **Polyvalent Receptionist-Administrative Assistant** · On behalf of a prestigious private bank in Zurich, we are looking for an experienced Receptionist-Administrative Assistant who is ready to take on a great and challenging role with plenty of responsibilities. · **Your respons ...

  • Multi Personnel

    Analyste Data Junior Dpt. ContrÔle Inte

    vor 4 Stunden

    Multi Personnel Geneve, Schweiz

    Reconnue et incontournable depuis plus de 40 ans, Multi Personnel est une agence spécialisée dans la mise à disposition de personnel administratif et de cadres, temporaire et fixe, dans de nombreux secteurs économiques, tels que la banque, sociétés financières, multinationales, O ...

  • Medicalis

    Assistante Sociale

    vor 4 Stunden

    Medicalis Geneve, Schweiz

    **INTRODUCTION**: · Vous êtes · **Assistante Sociale **et vous recherchez une longue mission sur le Canton de Genève? · Notre client, une structure de renom é Genève recherche: · **Assistante Sociale H/F** · **B** · **achelor of Arts HES-SO en travail social** · **DESCRIPTION DE ...

  • Adecco

    Assistant(E) RH/gestion Des Salaires à 100%

    vor 4 Stunden

    Adecco Geneve, Schweiz

    Pour une belle opportunité chez l'un de nos clients en tant que · **Assistant(e) RH/Gestion des salaires à 100%**: · **Votre défi** · Gérer la partie administrative du cycle de vie du collaborateur · Gérer le processus de paie et en assurer la conformité · Assurer le paiement des ...