- Review the documentation received from the clients for certain change in circumstances on an existing account or an account closing and verify that it complies with the local and international regulations (e.g. CDB20, Common Reporting Standards (CRS) and FATCA/QI rules) and the Bank's directives and procedures from (a formal point of view (e.g. the correct version of the document is signed, all the required fields have been completed) and (ii) that the information is consistent across the documents provided by the clients (IDs, corporate documents, bank's forms, etc...)
- Verify that the information entered in the Bank's systems by the Wealth Management is complete according to the documentation signed
- Perform 4 eyes controls and regular internal controls to ensure respect of the procedures
- Ensure a good quality of service by providing accurate feedback to the Wealth Management on any error, missing document and answering in a timely manner to any query related to his/her mission and duties
- Receive and digitize incoming mails to the attention of Relationship Managers
- Verify the signature on mails and instructions received from clients
- Digitize clients account documentation amendments and opening
- Reconcile and update scanning activity monitoring
- Verify closing instructions
- Build a bridge and create synergy within the Client Documentation team and other key players (Legal, Compliance, IT...), create/maintain an efficient flow of communication that ensures all remain aware of important information and that it is consistent.
- Act as a business partner by bringing his/her expertise and the relevant support and input to the other departments of the bank (Wealth Management, Compliance, Legal...) when required (on a complex situation, on the implementation of new regulations or bank's decisions, new projects)
- Coordinate efforts to help a smooth flow in the processes and always seek for improvements
- Facilitate problem solving and collaboration
- Create an environment oriented to trust, open communication and cohesive team effort
- Be up to date on any changes in the regulations, perform the assessment for internal changes, communicate with the relevant departments involved and to the team, implement them or launch projects, requests to IT as needed
- Participate in any project impacting the team, either required by a new regulation or initiated by the Bank, hence participate to workshops, meetings, upon the management delegation (for defining the business requirements, performing the testings, and any other required tasks)
- Involve the other team members as required
- Participate in the change management within the team by communicating proactively on the various projects and accompany the team in the change
- Make sure that the procedures and processes are updated accordingly and communicated to all stakeholders, including the Client Documentation teams within the different branches
- Education: Bachelor Degree
- Technical skills: Microsoft office
- Years of experience: 3-7 : intermediate
- Experience in private banking: Preferred
- English: Fluent
- French: Fluent
- Swiss resident: Mandatory
- Solid organization and time management skills
- Ability to efficiently manage priorities
- Express opinions and criticism in a constructive way
- Attention to detail Zurück zur ListeOnline-Bewerbung
- stimme ich einer Bearbeitung damit gemäss den oben erläuterten Grundsätzen zu, die ich zur Kenntnis genommen habe.
- stimme ich einer Aufbewahrung meiner Bewerbungsunterlagen durch die UBP zu, falls die Bank dies im Hinblick auf künftige Stellen für sinnvoll erachtet.
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Business Risk Manager
vor 2 Tagen
Lombard Odier & Cie Geneve, SchweizA career at the Lombard Odier Group is something to be proud of. Our mission is to protect and grow our clients' wealth - but not by any means necessary. Sustainability is at the heart of everything we do and we treat our clients' wealth as if it were our own. We protect our clie ...
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Graduate Programme
vor 1 Woche
UNION BANCAIRE PRIVÉE, UBP SA Geneve, Schweiz**Graduate Programme - Tax Services**: · **Description**: · Union Bancaire Privée (UBP) is one of the largest family-owned private banks in the world. But what makes UBP really unique is its corporate culture, which combines modernity and tradition. Although UBP was founded in 19 ...
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Business Impact Manager
vor 1 Woche
Lombard Odier & Cie Geneve, SchweizA career at the Lombard Odier Group is something to be proud of. Our mission is to protect and grow our clients' wealth - but not by any means necessary. Sustainability is at the heart of everything we do and we treat our clients' wealth as if it were our own. We protect our clie ...
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Commercial Sr Fin Mger
vor 1 Woche
Honeywell Rolle, Schweiz**FIRE Commercial Senior Finance Manager Finance, Europe*** · Join a team recognized for leadership, innovation and diversity · Building Automation (BA) is a $6 billion global business that is increasing the productivity of people at work, and the safety, security and energy effi ...
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CASH Services
vor 4 Tagen
Union Bancaire Privee Geneva, SchweizCASH Services - Cash Transfers specialist · Description · COO DivisionThe Bank's entire operations are managed by COO Division and are headed up by the Chief Operating Officer. It strives to provide both in-house and external clients with a first-rate service to ensure our busi ...
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Reconciliations specialist
vor 3 Tagen
Union Bancaire Privee Geneva, SchweizReconciliations specialist · Description · The Bank's entire operations are managed by COO Division and are headed up by the Chief Operating Officer. It strives to provide both in-house and external clients with a first-rate service to ensure our business operates efficiently a ...
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CASH Services
vor 4 Tagen
Union Bancaire Privee Geneva, SchweizCASH Services - FX/Treasury Operations Specialist · Description · COO DivisionThe Bank's entire operations are managed by COO Division and are headed up by the Chief Operating Officer. It strives to provide both in-house and external clients with a first-rate service to ensure ...
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Operations specialist
vor 1 Tag
Union Bancaire Privee Geneva, SchweizOperations specialist - Temporary 12 months · Description · The Bank's Operations are managed by COO Division and are headed by the Chief Operating Officer. It strives to provide both in-house and external clients with a first-rate service to ensure our business operates effici ...
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Tax and Documentation Specialist
vor 4 Tagen
Union Bancaire Privee Geneva, SchweizTax and Documentation Specialist - Temporary 10 months · Description · The Bank's entire operations are managed by COO Division and are headed up by the Chief Operating Officer. It strives to provide both in-house and external clients with a first-rate service to ensure our bus ...
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Tarification Specialist
vor 1 Tag
Union Bancaire Privee Geneva, SchweizTarification Specialist · Description · The Bank's entire operations are managed by COO Division and are headed up by the Chief Operating Officer. It strives to provide both in-house and external clients with a first-rate service to ensure our business operates efficiently and ...
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Graduate Programme
vor 6 Tagen
Union Bancaire Privee Geneva, SchweizGraduate Programme - Tax Services · Description · Union Bancaire Privée (UBP) is one of the largest family-owned private banks in the world. But what makes UBP really unique is its corporate culture, which combines modernity and tradition. Although UBP was founded in 1969, its ...
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IT Manager H/F
vor 6 Tagen
Indosuez Wealth Management Geneva, Schweiz CDIDescription du poste · The IT Manager will work for CA Indosuez Switzerland (CAIS) (Head Office in Switzerland and international entities in Asia and the Middle East) in a local matrix organization. · He/she is responsible for a team of IT specialists based in Switzerland and As ...
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Client Documentation Specialist
vor 4 Tagen
Union Bancaire Privee Geneva, SchweizClient Documentation Specialist · Description · The Bank's entire operations are managed by COO Division and are headed up by the Chief Operating Officer. It strives to provide both in-house and external clients with a first-rate service to ensure our business operates efficien ...
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CASH Services
vor 6 Tagen
UNION BANCAIRE PRIVEE, UBP SA Geneva, Schweiz GanztagsKarriere und Ausbildung Vacancies · Offene Stelle : · CASH Services - Cash Transfers specialist · Zweigstelle : · Geneva · Eintrittsdatum : · Arbeitszeit : · Domain : · COO · Share · email · print · CASH Services - Cash Transfers specialist · Description · COO Division The Bank's ...
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IT Manager H/F
vor 4 Tagen
Indosuez Wealth Management Geneva, Schweiz CDIMissions · The IT Manager will work for CA Indosuez Switzerland (CAIS) (Head Office in Switzerland and international entities in Asia and the Middle East) in a local matrix organization. · He/she is responsible for a team of IT specialists based in Switzerland and Asia. The posit ...
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Tax and Documentation Specialist
vor 49 Sekunden
UNION BANCAIRE PRIVEE, UBP SA Geneva, Schweiz TEMPORARYKarriere und Ausbildung Vacancies · Offene Stelle : · Tax and Documentation Specialist - Temporary 10 months · Zweigstelle : · Geneva · Eintrittsdatum : · Arbeitszeit : · 100% · Domain : · COO · Share · email · print · Tax and Documentation Specialist - Temporary 10 months · Desc ...
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Client Review Specialist
vor 3 Tagen
Banque Lombard Odier & Cie SA Geneva, Schweiz TEMPORARYWer sich für eine Karriere bei Lombard Odier entscheidet, ist für einen renommierten, globalen Vermögensverwalter und Asset Manager tätig, der sich auf nachhaltige Investitionen fokussiert. Wir sind eine unabhängige und innovative Bank erster Wahl für private und institutionelle ...
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IT Manager H/F
vor 2 Tagen
CA Indosuez (Switzerland) SA GENEVE, Schweiz GanztagsInformations générales · Entité · À propos de CA Indosuez (Switzerland) SA · CA Indosuez (Switzerland) SA est l'un des établissements de référence de la place financière suisse, figurant parmi les cinq premières banques étrangères du pays. · Outre ses activités de Gestion de Fo ...
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IT Manager H/F
vor 1 Woche
CA Indosuez (Switzerland) SA GENEVE, Schweiz GanztagsInformations générales · Entité · À propos de CA Indosuez (Switzerland) SA · CA Indosuez (Switzerland) SA est l'un des établissements de référence de la place financière suisse, figurant parmi les cinq premières banques étrangères du pays. · Outre ses activités de Gestion de Fo ...
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Technical Support Specialist
vor 4 Tagen
Fastnet SA Saint-Sulpice, Schweiz EmployeeAlinto · est un leader européen de la sécurité de la messagerie · électronique. Nous proposons des services cloud depuis plus de 20 · ans en France et à l'étranger. Nous sommes reconnus comme une entrepris fiable et digne de confiance par des milliers de clients prestigieux et ex ...
Client Documentation Specialist COO - Geneva, Schweiz - UNION BANCAIRE PRIVEE, UBP SA
Beschreibung
Karriere und Ausbildung VacanciesOffene Stelle :
Client Documentation SpecialistZweigstelle :
GenevaEintrittsdatum :
Arbeitszeit :
100%Domain :
COOShare
Client Documentation Specialist
Description
The Bank's entire operations are managed by COO Division and are headed up by the Chief Operating Officer. It strives to provide both in-house and external clients with a first-rate service to ensure our business operates efficiently and at the best possible cost. The COO division comprises Operations, Finance, Information Management, Human Resources and Logistics. COO Division employees are committed to providing, with professionalism and enthusiasm, an efficient, proactive, high-quality service that meets the needs of clients within the context of the Bank's overall strategy.
Mission
Ensure the quality and the accuracy of the client's data at any stage of the banking relationship in terms of "KYC" rules imposed by local or international regulations or conventions, especially in a more and more strict and complex environment.
Challenges
Maintain composure in all circumstances (work under pressure with high volume and tight deadlines). Act as a valuable business partner vis-à-vis the other departments (Front Office, Compliance, IT, ...) by bringing expertise and proactivity.
Main responsibilities
Day to day business
Coordination and central point of contact
Projects and Change management
Education
Experience
Language
Personal skills
Portal für Online-Bewerbungen – Richtlinien für den Umgang mit personenbezogenen Informationen potenzieller Kandidaten/innen
Das System für Online-Bewerbungen (nachfolgend das «Online-Bewerbungsportal» oder «Portal») der Union Bancaire Privée, UBP SA, (nachfolgend «die UBP») wird von unserem Hauptsitz in Genf aus gemäss schweizerischem Recht, namentlich den Datenschutz betreffend, sowie auf der Grundlage nachfolgender Grundsätze betrieben. Es ermöglicht allen Personen (nachfolgend «die Kandidaten/innen»), Bewerbungen zu den im Online-Bewerbungsportal ausgeschriebenen offenen Stellen sowie Spontanbewerbungen einzureichen. Davon ausgenommen sind Personalvermittlungsunternehmen und Headhunters.
Die UBP garantiert, dass sie über das Online-Bewerbungsportal übermittelte Personendaten wie Vor- und Nachnamen, Anschrift und andere im Zusammenhang mit der Identität oder dem beruflichen Werdegang der Kandidaten/innen stehende Informationen (nachfolgend die «Personendaten») vertraulich behandeln wird. Die Bank wird diese auf einem internen gesicherten Server speichern, zu dem nur die zur Bearbeitung der betreffenden Bewerbung ermächtigten Personen Zugriff haben. Mit der Übermittlung der Personendaten über das Online-Bewerbungsportal akzeptieren die Kandidaten/innen die Risiken der Datenübertragung via Internet, die keinen absoluten Datenschutz garantiert.
Durch die Übermittlung ihrer Personendaten erlauben die Kandidaten/innen, dass diese von der UBP und/oder jeder Zweigstelle der UBP Gruppe (nachfolgend «die UBP Gruppe»), insbesondere von den jeweiligen Human-Resources-Abteilungen im Rahmen der Rekrutierung neuer Mitarbeiter zur Prüfung und Nachverfolgung der Bewerbungen verwendet werden. Liegt für eine offene Stelle der Arbeitsort ausserhalb der Schweiz oder könnte ein Kandidaten/innenprofil eine Zweigstelle der UBP Gruppe im Ausland interessieren, erklären sich die Kandidaten/innen im Voraus damit einverstanden, dass ihre Personendaten der betreffenden Zweigstelle zugestellt werden. Des Weiteren akzeptieren sie, dass das für besagte Zweigstelle im Ausland geltende Recht nicht unbedingt einen dem schweizerischen Recht entsprechenden Daten- oder Arbeitnehmerschutz gewährleistet.
Die UBP verpflichtet sich, ohne Zustimmung der Kandidaten/innen keine vorgenannten Personendaten an Dritte ausserhalb der UBP Gruppe weiterzuleiten, zu veröffentlichen und/oder zu verkaufen, es sei denn, diese Informationsübermittlung erfolge auf Anfrage einer staatlichen, gerichtlichen oder anderen Aufsichtsbehörde und/oder sei von Gesetzes wegen verordnet. Teilen die Kandidaten/innen der UBP den Namen einer Referenzperson mit, müssen sie diese im Voraus davon in Kenntnis setzen und akzeptieren, dass die Vertreter der UBP mit ihr Kontakt aufnehmen.
Falls Kandidaten/innen ihre Bewerbung sowohl über ein Personalvermittlungsunternehmen oder einen Headhunter als auch über das Online-Bewerbungsportal einreichen, wird die UBP einzig die zuerst eintreffende Bewerbung berücksichtigen. Die Kandidaten/innen werden daran erinnert, dass sie laut schweizerischem Recht Zugang zu den sie betreffenden Personendaten haben und dass Ihnen das Recht zusteht, falsch mitgeteilte Informationen zu berichtigen. In diesem Falle werden die Kandidaten/innen gebeten, die UBP über das Online-Bewerbungsportal mit der genauen Angabe des Zwecks ihrer Anfrage zu kontaktieren. Die Bewerbungsunterlagen der Kandidaten/innen werden während der zu ihrer Prüfung erforderlichen Zeit aufbewahrt, die Originale in der Folge an die Kandidaten/innen zurückgeschickt und allfällige Kopien zerstört. Eine Ausnahme bilden die mit dem Einverständnis der Kandidaten/innen aufbewahrten Unterlagen.
Mit der Eingabe von Personendaten in das Online-Bewerbungsportal der UBP