Executive Assistant 70% - Zurich, Schweiz - Barnickel & Fellows GmbH

Barnickel & Fellows GmbH

Geprüftes Unternehmen

Zurich, Schweiz

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Schneider

beBee Recruiter

Beschreibung

**Bei unserem Klienten handelt es sich um eine europaweit tätige, familiengeführte Unternehmensgruppe im Bereich Consumer Goods. Für eine der Gesellschaften mit Sitz in Zürich suchen wir eine sympathische, integre und qualifizierte Persönlichkeit zur Verstärkung des Teams.**

**Executive Assistant 70% - 100%**:
Die Position ist facettenreich und nicht alltäglich. Im Mittelpunkt der Aufgabe steht die vertrauensvolle Unterstützung Ihrer Vorgesetzten - zwei Geschäftsleitungsmitglieder und der Principal - wobei Sie sich auf die Erfordernisse und Prioritäten der Herren flexibel einstellen können. Sie unterstützen diese bei der Planung ihres vielfältigen Tagesgeschäfts. Darüber hinaus entfällt ein substanzieller Anteil auf unternehmensspezifische Aktivitäten der Gesellschaft. Es ist vorgesehen, dass sich das Aufgabengebiet sukzessive entlang ihrer Fähigkeiten erweitert. Das Office-Management wird im Assistenzteam fair aufgeteilt. Summa summarum suchen wir eine Persönlichkeit, die unkompliziert dort Hand bietet, wo Unterstützung erforderlich ist - vorausschauend, zielgerichtet und mit Freude daran, ein Backoffice zu managen.

**Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten**
- Unterstützung im Rahmen aller geschäftlichen Aktivitäten wie Koordination und Vorbereitung von Terminen wie Aufsichtsrats
- und Vorstandssitzungen auf nationaler sowie internationaler Ebene; Reiseplanung, -buchung und -abrechnung; Organisation von Meetings inklusive Logistik sowie Planung von Privat
- und Linienflügen.
- Korrespondenz (D/E) sowie Sichtung, Priorisierung und Ablage von E-Mails und Dokumenten.
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei der Koordination und Verarbeitung eingehender Informationen und damit verbundene Kanalisierung und Auswertung von Informations
- und Kommunikationsströmen. Anfragen und Themen werden vorausschauend koordiniert.
- Interaktion mit den Mitgliedern der Inhaberfamilie, externen Stakeholdern und Business Partnern.
- Kontrolle von Terminen sowie Projektaufgaben, die sich aus Verantwortungsbereichen der beiden GL-Mitglieder und des Principals ergeben.
- Umsetzung einer effizienten, transparenten Struktur für die Ablage und Nachhaltung von Terminen und Aufgaben.
- Office Management - dies beinhaltet u.a. Einrichtung von Arbeitsplätzen, Schnittstelle zu externen Dienstleistern, Parkplatzverwaltung, Büroeinrichtung, Versicherungen, First-Level IT Support.
- Gegenseitige Stellvertretung im Assistenzteam.

I
**hre Einstiegsvoraussetzungen**
- Ein kaufmännischer Abschluss, ggf. mit einer Weiterbildung zur Direktionsassistenz.
- Mehrjährige Assistenzerfahrung (ideal: Privatsekretariat, Family-Office oder Anwaltskanzlei; Finanzbranche).
- Stilsicheres Deutsch; Interpunktion und Orthografie sitzen bei Ihnen und Sie finden immer den richtigen Ton. Sehr gute Englischkenntnisse.
- Versierte MS-Office Kenntnisse; Umgang mit modernen Kollaborationstools, generelle IT-Affinität.
- Entrepreneurial mindset - Sie handeln stets lösungsorientiert und immer im Sinne des Unternehmens.
- Hohe Eigenmotivation, ausgeprägte Serviceorientierung und viel Engagement.
- Sie gehen mit freundlicher Art auf Ihr Gegenüber ein, und Ihre organisatorischen Talente gehen Hand in Hand mit absoluter Zuverlässigkeit.
- Positive Ausstrahlung mit Teamgeist. Im Team wird sich bei Engpässen untereinander ausgeholfen.
- Belastbarkeit gepaart mit gesundem Pragmatismus sowie der Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen.
- Absolute Diskretion und Loyalität sowie ein einwandfreies Leumundszeugnis.

Es erwartet Sie eine tolles Team, sympathische Vorgesetzte und eine krisensichere Position mit Freiraum zur Entfaltung. Ihr moderner Arbeitsplatz befindet sich in der Stadt Zürich, ist bestens an ÖV angebunden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen, die Sie uns bitte mit Anschreiben und Ref.
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