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    Senior Executive Assistant - Zürich, Schweiz - EFG International

    EFG International
    EFG International Zürich, Schweiz

    vor 2 Tagen

    Default job background
    Beschreibung

    Job Description

    The Senior Executive Assistant is the person responsible for assisting a member of the Executive Committee, in day-to-day activities and on a variety of tasks. This key role ensures that the needs of the Executive and the wider scope are met and that all necessary activities and interactions are handled and carried out with the required confidentiality.

    Main responsibilities

  • End-to-end organization and prioritization of an executive member's agenda, balancing executive member's presence and time, for the needs deriving from different roles and tasks (institutional role as executive member, as well as for mandates in other entities' governance bodies, Steering Committees, etc)
  • Prioritize and categorize meeting requests based on the inputs provided by the executive member and in alignment with the executive member's Office Manager
  • Keep regular update of the meeting log (update and enter information into the database)
  • Ensure availability of supporting documents and background material for the meetings (upload in the dedicated corporate tool or, if requested, prepare handouts)
  • Keep track of deadlines and ensure adequate preparation time for important presentations, meetings, projects, travel and upcoming business initiatives
  • Set up and manage paper or electronic filings systems, recording information, updating paperwork, or maintaining documents, such as attendance records, correspondence, or other material
  • Contribute to monitor deadlines, in cooperation with the executive member Office Manager
  • Arrange bookings and business travels, for the executive member (including close follow-up for transfers, check-in and all relevant arrangements)
  • Process expenses for the executive member
  • Review the internal absences and travel authorization system (as executive member delegate in the corporate tool)
  • Handle/check daily incoming mail to the attention of the executive member: opening, screening and right forwarding to the relevant units/responsible person or gathering relevant inputs to ensure timely responses and internal information flow

    • Skills and experience

  • Minimum of 5 years of working experience as an Executive Assistant reporting directly to senior management
  • Strong organizational, project management and problem-solving skills with impeccable multi-tasking abilities
  • Exceptional interpersonal skills, time management, strong communication and active listening skills, flexibility
  • Friendly and professional demeanour
  • Collaboration and team spirit
  • Languages: English and German must have, Italian & French would constitute a distinctive advantage
  • Advanced Microsoft Office skills, with an ability to become familiar with firm-specific programs and software

    • Our values

  • Accountability: Taking ownership for tasks and challenges as well as seeking continuous improvement
  • Hands-on: Being proactive to rapidly deliver high-quality results
  • Passionate: Being committed and striving for excellence
  • Solution-driven: Focusing on client outcomes and treating clients fairly with a risk-aware mindset
  • Partnership-oriented: Promoting collaboration and teamwork. Working together with an entrepreneurial spirit.
  • Experis

    Executive Assistant

    vor 1 Tag

    Experis Zurich, Schweiz

    Executive Assistant · Unser Kunde ist ein führendes Unternehmen in der IT-Branche. Zur Unterstützung unseres bekannten IT Kunden suchen wir eine motivierte und kompetente Executive Assistant. · **Standort**: Zurich · **Arbeitszeit**: Vollzeit · **Pensum**: 100% · **Vertrag**: 1,5 ...

  • Poolside AG

    Executive Assistant

    vor 6 Tagen

    Poolside AG Zurich, Schweiz

    Für ein Unternehmen spezialisiert auf Compliance und Risk Management suchen wir ab sofort oder nach Absprache eine:n Office Manager:in bzw. Executive Assistant mit Marketingerfahrung für eine unbefristete Teilzeitstelle (Jobsharing). Das Pensum beträgt 40-60% (idealerweise Mittwo ...

  • Adecco

    Executive Assistant

    vor 3 Tagen

    Adecco Zurich, Schweiz

    Haben Sie ein Organisationsflair und sind Sie motiviert Neues zu lernen? Wir suchen eine/n · **Executive Assistant (m/w/d) 100%**: · **Ihre Herausforderung** · - Unterstützung des Geschäftsleiters bei der Erstellung von Projektkalkulationen und Offerten · - Verantwortlich für die ...

  • Eraneos Switzerland AG

    Executive Assistant

    vor 4 Tagen

    Eraneos Switzerland AG Zurich, Schweiz

    Hervorragende Leistungen beruhen auf einem starken Fundament. Deshalb spielen unsere Corporate-Support-Funktionen, bestehend aus Experten in den Bereichen Personalwesen, Marketing, Back-Office-Support, IT und Finanzen, eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung unseres Erfolg ...

  • Humanis

    Executive Assistant

    vor 5 Tagen

    Humanis Zurich, Schweiz

    Ihre Aufgaben · - Erste Ansprechperson für interne und externe Drittpersonen · - Planung, Vorbereitung und Organisation der Konzernleitungssitzungen · - Protokollieren von Sitzungen · - Proaktives Pendenzen Management GL & Konzernleitung · - Administrative und organisatorische Un ...

  • Personal Knobel

    Executive Assistant

    vor 14 Stunden

    Personal Knobel Zurich, Schweiz

    Zürich · - ab sofort · - 40-60 · - Job · - ID: 4938**Das Unternehmen**: · Personal Knobel AG ist eine erfolgreiche, langjährige, traditionelle Dienstleistungsgesellschaft, die im Bereich der Personalvermittlung tätig ist. Wir unterstützen unsere Kunden partnerschaftlich mit langj ...

  • Lionstep

    Executive Assistant CEO

    vor 1 Tag

    Lionstep Zurich, Schweiz

    Für unseren Kunden **BAUMANN Springs Ltd.** suchen wir per sofort**:Executive Assistant CEO (w/m/d)**. · **Job-Zusammenfassung** · Du bist auf der Suche nach dem nächsten Schritt in Deiner Karriere? Dann aufgepasst · Als Recruiting-Partner der BAUMANN Springs Ltd. suchen wir Dich ...

  • Helvetica Property Group AG

    Executive Assistant Befristet

    vor 14 Stunden

    Helvetica Property Group AG Zurich, Schweiz

    Stellenangebot · **Executive Assistant befristet (w/m), %%**: · Eintritt per November 2023 oder nach Vereinbarung bis Juni 2024 · **Was wir dir bieten**: · Ein Arbeitsumfeld, in dem Du als zuverlässige Unterstützung für die Geschäftsleitung fungieren kannst. In dieser abwechslung ...

  • UBS

    Executive Assistant 80

    vor 14 Stunden

    UBS Zurich, Schweiz

    Schweiz - Zürich · - Business Management, Administration & Support · - Personal & Corporate Banking · **Automatischer Stellencode** · BR · **Stadt** · - Zürich · **Job-Typ** · - Vollzeit, Teilzeit · **Die Rolle** · - Sind Sie motiviert, kontaktfreudig und planen Sie gut organisie ...

  • Barnickel & Fellows GmbH

    Executive Assistant 70%

    vor 1 Woche

    Barnickel & Fellows GmbH Zurich, Schweiz

    **Bei unserem Klienten handelt es sich um eine europaweit tätige, familiengeführte Unternehmensgruppe im Bereich Consumer Goods. Für eine der Gesellschaften mit Sitz in Zürich suchen wir eine sympathische, integre und qualifizierte Persönlichkeit zur Verstärkung des Teams.** · ** ...

  • Tecan Trading AG

    Executive Assistant Legal

    vor 1 Tag

    Tecan Trading AG Zurich, Schweiz

    Tecan Trading AG · Hast du dich jemals gefragt, wie deine Fähigkeiten und dein einzigartiger Hintergrund die Welt von morgen beeinflussen kann? Werde ein Teil unserer Legal team und setze das Talent und die Leidenschaft, die dich ausmachen, bei uns ein. · Executive Assistant Lega ...

  • Barnickel & Fellows GmbH

    Executive Assistant 70%

    vor 6 Tagen

    Barnickel & Fellows GmbH Zurich, Schweiz

    **Bei unserem Klienten handelt es sich um eine europaweit tätige, familiengeführte Unternehmensgruppe im Bereich Consumer Goods. Für eine der Gesellschaften mit Sitz in Zürich suchen wir eine sympathische, integre und qualifizierte Persönlichkeit zur Verstärkung des Teams.** · ** ...

  • Barnickel & Fellows GmbH

    Executive Assistant 80

    vor 6 Tagen

    Barnickel & Fellows GmbH Zurich, Schweiz

    Im Zuge einer Nachbesetzung suchen wir für unseren Klienten, ansässig in Zürich in der Nähe des Bahnhofs Enge, eine initiative und gewinnende Persönlichkeit, die ab sofort oder nach Vereinbarung das Schweizer Team verstärkt. Sie haben Freude daran, regelmässig auch allein im Offi ...

  • Starbucks

    Executive Assistant

    vor 14 Stunden

    Starbucks Volketswil, Schweiz

    **Über uns**: · - Starbucks Coffee Company ist der weltweit führende Anbieter, Röster und Vermarkter von Spezialitätenkaffee mit mehr als 30'000 Coffeehouses. · **_One cup, one person, one neighborhood at a time _**- ist die Philosophie, die uns motiviert und das Geschäft vorwärt ...

  • Workmanagement

    Executive Assistant

    vor 1 Tag

    Workmanagement Meilen, Schweiz

    Für unser Kunden in der Region suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung: · **Executive Assistant**: · **Anstellung**: 100% · **Ort**: Meilen · **Branche**: Industrie diverse · **Veröffentlichungsdatum**: · **Ihre Aufgaben** · - Verantwortung für die Planung, Organisation und ...

  • Impirio AG

    Executive Assistant 80-100%

    vor 1 Woche

    Impirio AG Zurich, Schweiz

    Willkommen bei IMPIRIO. Wir sind ein innovatives und dynamisches Unternehmen, das ständig auf der Suche nach talentierten und motivierten Mitarbeitern ist, die jeweils die Teams unserer Kunden verstärken möchten. Wir glauben daran, dass Mitarbeiter der Schlüssel zum Erfolg sind u ...

  • GFT Technologies SE

    HR and Executive Assistant

    vor 4 Tagen

    GFT Technologies SE Zurich, Schweiz

    **HR and Executive Assistant**: · - Date: 4 Aug 2023- City: Zürich- Company: GFT Technologies SE**Über uns**: · Als Schweizer Tochtergesellschaft der GFT Technologies SE gehören wir mit rund 50 Mitarbeiterinnen in der Schweiz zu einem der führenden IT-Dienstleistungsunternehmen i ...

  • Workmanagement

    Executive Office Assistant

    vor 6 Tagen

    Workmanagement Herrliberg, Schweiz

    Seit über 40 Jahren sind wir mit Leidenschaft, Engagement und Kompetenz in der Stellenvermittlung tätig. Für unseren Kunden in der Region Rapperswil suchen wir nach Vereinbarung eine engagierte Persönlichkeit als: · **Executive Office Assistant**: · **Anstellung**: 100% · **Ort** ...

  • Widder Hotel

    Assistant Executive Housekeeper 80-100%

    vor 14 Stunden

    Widder Hotel Zurich, Schweiz

    Kaum zu glauben, was sich hinter diesen dicken Altstadtmauern versteckt. Wir hätten da fast 650 verschiedene Whiskys, ein Zwei-Michelin-Sterne Koch, eine blaue Wand aus Lapislazuli, eine Metzgerei, ein Ballsaal für rauschende Nächte, ein System um Food Waste zu reduzieren, unzähl ...

  • kessler GmbH

    Office Manager Mit Executive Assistant Funktion

    vor 1 Woche

    kessler GmbH Zurich, Schweiz

    Unsere Kundin bietet eine der führenden Finanztechnologieplattform für die Bewertung und Empfehlung von massgeschneiderten öffentlichen Marktstrategien für vermögenden Kunden. Das Unternehmen verwaltet ein weltweites Kundenvermögen von rund 170 Milliarden US-Dollar und ist weltwe ...