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    Contract Office Manager - Basel, Schweiz - AL Solutions

    AL Solutions
    AL Solutions Basel, Schweiz

    vor 1 Woche

    Default job background
    Beschreibung

    Schedule: 100%

    Duration: 6 month contract

    Start Date: ASAP

    Location: Onsite, Basel

    My client, a global CRO, are looking for an Office Manager to join their team. Fluent English and German is a must, it would be a bonus if you can speak French. Industry experience not an essential, but prior experience as an Office Manager for a larger organisation is compulsory.

    • Collaborates with the Global Regulatory Affairs, Safety and Quality VPs and teams aiding with tasks, events, organising trips.
    • Manages the reception area, presentation of lobby and open areas.
    • Greets visitors and maintains a log of all visitors to the office, screens, and routes incoming phone calls, receives all incoming mail & packages & fulfills any mailing and shipping requests.
    • Collaborates with the local and functional management team providing planning, coordination, and management of logistics around events, office-based client audits, office visits, meetings, forums, and special events including but not limited to Company Meetings. Organising business trips and other appropriate tasks if needed.
    • Manages inventory related to office supplies, amenities, catering services, cleaning and related services, food delivery etc. Ensure costs are kept within budgetary requirements. In conjunction with Finance arrange invoicing and managing of vendor relationships.
    • Liaises with and instructs building/property managers relative to maintenance, repairs, and from time-to-time renovation projects within Swiss office locations.
    • Responsible for upkeep of office equipment, including copiers, scanners, printers, shredders, kitchen appliances and supplies, etc.
    • Support office location moves.
    • As required circulate office announcements by email or posting on noticeboards.
    • Supports onboarding of new starters into the business, in collaboration with Talent & Culture, in accordance with onboarding requirements.
    • Responsible for distribution and supply of branded welcome collateral for new starters as required.
    • Supports IT, if needed, with organising sending out/return of IT equipment.
    • Assists and participates in the Emergency Response Team, responsible for planning around incidental office issues, small and large, weather events, natural disasters, fires, and the like. They participate in the development of related policies and procedures in concert with T+C and IT and serves as master keyholder for the Swiss office.
    • Acts as a point of contact for Health & Safety, First Aid and Fire Safety obligations.
    • Takes on ad hoc tasks and projects as requested and may be required to assist in operational tasks when requested.

    Requirements

    • High School Diploma required; bachelor's degree preferred.
    • Medium to large event planning experience preferred.
    • Previous experience of vendor management required.
    • Experience influencing without authority & indirectly managing others preferred.
    • Advanced skill set with Microsoft Outlook and PowerPoint required; strongly proficient in Microsoft Excel, Word and Teams required.
    • Must be a strong communicator, open to feedback, highly organized, consistently anticipating needs of individuals and organization.
    • Must be able to work independently and operate in times of little guidance, high confidentiality, ambiguity, and competing or shifting priorities
    • Strong writing skills a plus; strengths in relationship building, collaboration and inspiring others a plus.
  • Adecco

    Office Manager

    vor 1 Woche

    Adecco Basel, Schweiz

    Für unseren Kunden suchen wir einen · **Office Manager (m/w/d %**: · **Ihre Herausforderung** · - Sicherstellung einheitlicher Office Prozesse · - Organisation von Versammlungen, Konferenzen und Geschäftsmeetings · - Verantwortlich für Organisation von Mitarbeiterevents in der ga ...

  • AsstrA

    Office Manager

    vor 3 Tagen

    AsstrA Basel, Schweiz

    FULL OR PART TIME · - Zürich, Switzerland · - With Professional Experience · - 11/28/22 · **Office Manager (M/W)**: · **Office Manager (M/W)** · Wir bei AsstrA sind ein ambitioniertes Unternehmen, was in **22 Ländern** vertreten ist. Mit mehr als **1200 Mitarbeiter**, die über di ...

  • Hotz + Koch Informatik AG

    Office Manager

    vor 2 Tagen

    Hotz + Koch Informatik AG Basel, Schweiz

    Für das weitere Wachstum unserer Firma suchen wir ein Office Manager:in · **Deine Aufgaben**: · Du bist verantwortlich für das interne Funktionieren unseres Unternehmens und sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts. Als Teil des Office Management-Teams kümmerst du ...

  • beeworx GmbH

    Office Manager

    vor 1 Woche

    beeworx GmbH Basel, Schweiz

    Seit über 15 Jahren begleitet die beeworx GmbH Bewerber & Mitarbeiter auf dem Weg zum beruflichen Erfolg. Wir beraten Kunden und unterstützen Kandidaten bei Temporär · - und Feststellenvermittlungen mit professionellem Fachwissen. Gemäss unserer Philosophie, eine Zusammenarbeit G ...

  • innobit ag

    Office Manager/in

    vor 1 Tag

    innobit ag Basel, Schweiz

    **Das suchen wir...**: · Du suchst eine neue Herausforderung? Gehören Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative zu deinen Stärken? Du hast organisatorisches Talent und liebst Officearbeiten? Du arbeitest gerne in einem dynamischen Team? · Dann bist du bei uns genau richtig · ...

  • Novotel Basel City

    Front Office Manager

    vor 2 Tagen

    Novotel Basel City Basel, Schweiz

    Empfang / Rezeption · Das Novotel Basel City ist ein 4-Sterne-Hotel mit 145 Zimmern. Das Hotel verfügt über 7 Tagungsräume, dem Restaurant "Gourmet Bar" mit 80 Sitzplätzen, der Bar sowie einem Fitnessraum. Es befindet sich in einem Gesamthotelkomplex von 525 Zimmern, welcher 3 Ho ...

  • Beau-Rivage Hotel

    Front Office Manager

    vor 5 Tagen

    Beau-Rivage Hotel Basel, Schweiz

    Front Office / Rooms Division · Empfang / Rezeption · Reservierung · Membre des Relais & Châteaux et Swiss Deluxe Hotels, le 5 étoiles Supérieur Beau-Rivage Hotel à Neuchâtel est situé à un endroit paradisiaque, le long de la promenade du lac, appelée Esplanade du Mont-Blanc. Il ...

  • Mövenpick Hotel Basel

    Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Mövenpick Hotel Basel Basel, Schweiz

    Empfang / Rezeption · (Ueli Prager, Founder of Mövenpick) · Gehen Sie auch gerne den besonderen Weg, um durch Qualität in Ihrer täglichen Arbeit zu überzeugen? · Dann suchen wir Sie per sofort oder nach Vereinbarung als... · **Front Office Manager (m/w/d) 100%** · Ihr Lächeln ver ...

  • Adecco

    Office Manager

    vor 2 Tagen

    Adecco Biel-Benken, Schweiz

    Für unseren Kunden suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte · Persönlichkeit als · **Office Manager / Allrounder Buchhaltung (m/w) 60% - 100%**: · **Ihre Herausforderung** · - Bearbeitung von Debitoren, Kreditoren, Bank, MwSt., Mahnwesen und mehr · - Verwaltun ...

  • Polymetrix AG

    Office Manager 40

    vor 4 Tagen

    Polymetrix AG Basel, Schweiz

    Polymetrix ist ein renommiertes Technologie-, Engineering-, Anlagenbau · - und Service-Unternehmen im Bereich der thermischen Behandlung von Kunststoffen. · Als KMU mit 90 Mitarbeitenden ist Polymetrix weltweiter Marktführer für den Bau von Polymer Produktions · - und Recyclingan ...

  • Bank CIC

    CEO Office Manager

    vor 3 Stunden

    Bank CIC Basel, Schweiz

    **Ihre Aufgaben**: · - Sie unterstützen den Generalsekretär und stellvertreten ihn bei Abwesenheit (unter anderem für operationelle und strategische Sitzungen) Dies erlaubt Ihnen eine 360° Perspektive auf die Bank zu gewinnen und in engem Kontakt mit der CEO und der Geschäftsleit ...

  • Adecco

    Front Office Manager in Einem Der Bekannstesten

    vor 1 Woche

    Adecco Basel, Schweiz Ganztags

    Ein einzigartiges 5-Sterne Superior Hotel im Herzen der Schweiz sucht einen Front Office Manager (m/w) 100% · **Front Office Manager in einem der bekannstesten Hotels der Schweiz**: · **Ihre Herausforderung** · - Führung des Front Office Teams mit bis zu 11 Personen · - Erstellun ...

  • Adecco

    Deputy Branch Manager Office

    vor 3 Tagen

    Adecco Basel, Schweiz

    The Adecco Group Schweiz ist Schweizer Marktführer im Bereich Human Resources. Mit über 600 Mitarbeitenden an über 50 Standorten in allen Sprachregionen verhelfen wir jährlich rund 23'000 Fachkräften zu neuen beruflichen Herausforderungen. Unsere Marken sind in ihrem jeweiligen F ...

  • GAIA Hotel Basel

    2. Front Office Manager

    vor 6 Tagen

    GAIA Hotel Basel Basel, Schweiz

    Front Office / Rooms Division · Empfang / Rezeption · Das **GAIA HOTEL** Basel existiert seit 1882 und wird seit 1929 von der Familie Durrer-Geyer **als Familienunternehmen in vierter Generation** geführt. Unsere freundlichen, hilfsbereiten und zuvorkommenden Mitarbeitenden unter ...

  • Adecco

    Deputy Branch Manager Office

    vor 1 Woche

    Adecco Basel, Schweiz

    The Adecco Group Schweiz ist Schweizer Marktführer im Bereich Human Resources. Mit über 600 Mitarbeitenden an über 50 Standorten in allen Sprachregionen verhelfen wir jährlich rund 23'000 Fachkräften zu neuen beruflichen Herausforderungen. Unsere Marken sind in ihrem jeweiligen F ...

  • Radisson Blu Hotel, Basel - Rooms

    Assistant Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Radisson Blu Hotel, Basel - Rooms Basel, Schweiz

    Wir, die Radisson Hotel Group, sind eine der größten Hotelketten der Welt mit neun unverwechselbaren Hotelmarken und über 1,600 Hotels in 120 Ländern. Angetrieben von unserer "Yes I Can"-Servicementalität leben wir unser Markenversprechen "Every Moment Matters" Tag für Tag und ha ...

  • Radisson Hotel Group

    Assistant Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Radisson Hotel Group Basel, Schweiz

    Wir, die Radisson Hotel Group, sind eine der größten Hotelketten der Welt mit neun unverwechselbaren Hotelmarken und über 1,600 Hotels in 120 Ländern. Angetrieben von unserer "Yes I Can"-Servicementalität leben wir unser Markenversprechen "Every Moment Matters" Tag für Tag und ha ...

  • Hotel Honegg AG

    Assistant Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Hotel Honegg AG Basel, Schweiz

    Empfang / Rezeption · Das Hotel Villa Honegg ist ein einzigartiges 5-Sterne Superior Hotel im Herzen der Schweiz. Das traditionsreiche Hotel wurde 1905 erbaut und 2011 nach einer Gesamtrenovation neu eröffnet. Mit seinem exklusiven Angebot und seiner Grösse ist das Hotel Villa Ho ...

  • Hotel Honegg AG

    Assistant Front Office Manager

    vor 1 Woche

    Hotel Honegg AG Basel, Schweiz

    Front Office / Rooms Division · Empfang / Rezeption · Das Hotel Villa Honegg ist ein einzigartiges 5-Sterne Superior Hotel im Herzen der Schweiz. Das traditionsreiche Hotel wurde 1905 erbaut und 2011 nach einer Gesamtrenovation neu eröffnet. Mit seinem exklusiven Angebot und sein ...

  • UniversitätsSpital Zürich

    Patient Relations Manager Im International Office

    vor 1 Woche

    UniversitätsSpital Zürich Basel, Schweiz

    **per 1. Juli 2023 oder nach Vereinbarung (befristet auf ein Jahr mit der Option auf eine Festanstellung)**: · **Ihre Hauptaufgaben**: · - Organisation und Koordination der internationalen Patienten des Universitätsspitals Zürich sowie Begleitung von ihnen im Hause · - Erledigung ...