Collaborateur-trice Administratif-ve - Lausanne, Schweiz - EPFL

EPFL

Geprüftes Unternehmen

Lausanne, Schweiz

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Schneider

beBee Recruiter

Beschreibung

EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et s'inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L'EPFL compte plus de 6'000 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l'École : l'éducation, la recherche et l'innovation. Le campus de l'EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d'une communauté de plus de 16'000 personnes, dont près de 12'000 étudiant-e-s et 4'000 chercheur-euse-s issu-e-s de plus de 120 nationalités différentes.

**Collaborateur-trice administratif-ve**:
**Mission**:
Le Service de promotion des sciences organise chaque année des activités scientifiques et techniques pour plus de 15'000 jeunes et des évènements grand public.

Pour renforcer son équipe administrative, il recherche un nouveau collaborateur ou une nouvelle collaboratrice pour prendre en charge l'organisation de certaines activités et évènements.

**Principales tâches et responsabilités**:
En tant que membre de l'équipe du projet « Coding club des filles », promouvoir et gérer les inscriptions aux ateliers qui ont lieu en Suisse romande et contribuer à la fidélisation des membres:

- Assurer la gestion des listes de présence, du fichier des membres, l'envoi d'attestations
- Participer à l'organisation du Swiss Coding Club Meet up et être présent-e pendant l'évènement
- Tenir à jour les tableaux de bord et fichiers
- Participer aux réunions d'équipe et apporter un soutien au projet selon les directives données

Promouvoir et organiser les ateliers « Polythèmes » et les camps scientifiques et techniques:

- Assurer le suivi du calendrier des ateliers « Polythèmes » et des camps scientifiques et techniques, réserver les salles et se coordonner avec l'équipe de médiation scientifique
- Assurer la promotion des ateliers et des camps (newsletter), la gestion des inscriptions, la communication avec les parents et les participant-e-s, la gestion des décharges parentales, la préparation des listes de présence, des badges et des attestations de participation
- Assurer l'accueil des ateliers « Polythèmes », la gestion des finances d'inscription, des listes de présence
- Centraliser les informations, mettre à jour les tableaux de bord et fichiers

Tâches générales:

- Participer à la gestion de l'accueil et du secrétariat du service: traitement des demandes externes et internes, gestion du courrier et de l'économat
- Assurer d'autres tâches administratives et de secrétariat de remplacement
- Apporter un soutien logistique aux activités du service : réserver et préparer les salles, faire des mailings, préparer des badges, des attestations et les listes de présences, commander les boissons et en-cas
- Assurer la gestion des emprunts de matériel de robotique et les demandes d'emprunts selon les directives données
- Participer aux évènements du service tels que le championnat Curieux et inventifs, la First LEGO LEAGUE, Scientastic, et assurer des tâches spécifiques selon les directives données
- Participer au projet de mise en place de la base de données
- Participer aux réunions d'équipe

**Profil recherché**:

- CFC de Commerce ou formation équivalente
- Maîtrise de la suite MS Office, connaissances de WordPress un atout
- Excellentes capacités organisationnelles, sens des priorités, précision
- Proactivité, esprit d'équipe, flexibilité, entregent
- Bonnes capacités analytiques

**Nous offrons**:

- Poste varié dans une équipe dynamique
- Contrat renouvelable

**Date d'entrée en fonction**:
1er avril ou à convenir

**Type de contrat**:
Durée déterminée (CDD)

**Durée**:
1 an, renouvelable

**Remarque**:
**Référence**:
Poste No 2811