Coordinateur Administratif Expérimenté - Geneve, Schweiz - graduate institute

graduate institute

Geprüftes Unternehmen

Geneve, Schweiz

vor 2 Tagen

Geschrieben von:

Lena Schneider

beBee Recruiter

Beschreibung

L'Institut de hautes études internationales et du développement recrute un/une

**Coordinateur Administratif Expérimenté (F/H/D)**

**Service : Direction**
**Contrat **:contrat à durée indeterminée**

**Taux d'activité **:80%, soit 32h/semaine**

**Delai de postulation **: **

**Début du contrat **:à convenir**

**Présentation du service**:
L'Institut de hautes études internationales et du développement (IHEID) est une institution de renommée mondiale. Le bureau de la direction de l'IHEID est un département essentiel de l'Institut chargé de superviser et de coordonner les activités stratégiques et opérationnelles de l'IHEID.

Le bureau de la direction joue un rôle central dans la gestion et la gouvernance de l'IHEID, travaillant en étroite collaboration avec les départements académiques et les services administratifs pour assurer le bon fonctionnement de l'Institut.

En résumé, le bureau de la direction de l'IHEID joue un rôle crucial dans la gestion et le développement global de l'Institut, contribuant à assurer son excellence académique, sa viabilité financière et son rayonnement international.

**Votre rôle**:
Vous serez en charge d'assurer la coordination de différents projets de la direction et la tenue de PVs, en collaboration avec la Directrice de Cabinet et la Manager des partenariats stratégiques et relations publiques.

**Vos principales responsabilités:
- Coordination de différents projets de la direction ;
- Prise de procès-verbaux de réunions en anglais et en français;
- Relecture de textes/documents de la direction en anglais et français (rapports, brochures, etc) ;
- Organisation et promotion d'événements institutionnels en relation avec le service Events et Communication
- Préparation/rédaction des invitations aux événements ;
- Suivi budgétaire et des remboursements et notes de frais de la direction et des différents projets ;
- Correspondance générale ;
- Organisation de réunions, de voyages (réservations hôtel, avion, etc.), déjeuners/dîners ;
- Mise à jour de la base de données de la direction.

**Pour réussir dans ce rôle vous devrez**:

- Être diplomé-e d'un Bachelor dans l'une des disciplines de l'Institut
- Avoir 5 années d'expérience similaire dans un milieu international et/ou académique
- Avoir une aisance rédactionnelle et des compétences avérées dans la prise de procès-verbaux
- Maîtriser l'anglais et le français (minimum C2)
- Avoir des compétences avérées dans la coordination de projet et plus particulièrement d'événements
- Maîtriser les outils informatiques tels que : MS suite, Google Drive, Gmail, Jahia, Salesforce, MailChimp, réseaux sociaux, etc.
- Avoir un goût prononcé pour le multitâches et l'administration
- Faire preuve de diplomatie et d'entregent
- Avoir un sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités et des urgences
- Faire preuve d'une excellente gestion des émotions et du stress
- Savoir être autonome tout en ayant un esprit de coopératif

**Ce que nous allons pouvoir vous apporter**:

- Une grande communauté internationale
- Travailler avec des étudiant-e-s, des professeur.e-s et des chercheur-e-s venant d'horizons divers
- Pionnier dans l'exploration des questions de dimension mondiale
- Au cœur de la Genève internationale
- Un environnement de travail flexible, ouvert et international avec une approche collaborative

**Comment postuler?**

Nous vous invitons à soumettre un dossier complet au format PDF avec les documents suivants:
1) une lettre de motivation

2) un CV

Nous sommes un employeur qui respecte l'égalité des chances et valorisons la diversité au sein de notre entreprise. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur l'âge, l'état civil, le handicap, la race, l'origine nationale, la couleur, le sexe, l'orientation sexuelle ou la religion.

Veuillez noter que les offres reçues par courrier ne seront pas prises en compte.