Assistent/in Backoffice - Bern, Schweiz - Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA

Geprüftes Unternehmen

Bern, Schweiz

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Schneider

beBee Recruiter

Beschreibung

Für unser Team sind wir auf der Suche nach einer Assistentin oder einem Assistenten. Dabei übernehmen Sie die verschiedenen Aufgaben des Backoffice in der Abteilung EDA Events.

**Ihre Aufgaben**:

- Mithilfe bei der administrativen Verwaltung der zu betreuenden Projekte (logistische und organisatorische Aspekte)
- Allgemeine Assistenz
- und Sekretariatsaufgaben wie z.B. Suche geeigneter Lokalitäten, Layout und Erstellung von Namensschildern, Vorbereiten von Konferenzunterlagen, etc.
- Kompetente Anlaufstelle für KonferenzteiInehmende aus dem In
- und Ausland. Beantwortung von Anfragen in mehreren Sprachen; schriftlich und mündlich
- Handhabung und Verwaltung einer spezifischen Veranstaltungssoftware und deren Datenbanken sowie diverse Internetauftritte in verschiedenen Sprachen
- Finanzadministration: Überwachung des fristgerechten Eingangs von Rechnungen, Kontierung, Nachführen von Budgets, etc.
- Mithilfe bei Konferenzen vor Ort; teilweise Wochenend
- und Abendarbeit

**Ihr Profil**:

- Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung
- Sehr gute Kenntnisse einer Amtssprache, gute Kenntnisse einer Zweiten sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Weiterbildung im Tourismus
- oder Eventbereich von Vorteil
- Selbständige, sorgfältige und genaue Arbeitsweise
- Loyalität und Teamfähigkeit
- Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein
- Zuverlässigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit
- Kommunikationsfähigkeit und gute Umgangsformen
- Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS Office Palette (Outlook Word, Excel...); idealerweise auch Erfahrungen mit verschiedenen Geschäftsverwaltungs
- und Buchhaltungssystemen

**Zusätzliche Informationen**:
**Kontakt**
Für zusätzliche Informationen steht Ihnen Herr Stephan Skok, stellvertretender Chef EDA Events, Tel , gerne zur Verfügung

Bewerbungsfrist:

Stellenantritt:

Stellenbefristung: unbefristet

Die Vorstellungsgespräche finden im April nach Ostern statt.

Referenznummer: JRQ$

**Über uns**:
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte.

Das Staatssekretariat (STS) steuert die Entwicklung, Koordination und Planung der Aussenpolitik und ist zuständig für die Berichterstattung zuhanden der politischen Behörden und die Leitung des Aussennetzes der Schweiz. Zu den wichtigsten Dossiers gehören die Zusammenarbeit mit den Vereinten Nationen (UNO), die Entwicklung der Beziehungen zur Europäischen Union (EU) sowie die Sicherheits
- und Friedenspolitik. Die Staatssekretärin ist die erste Ansprechpartnerin des Bundesrats in aussenpolitischen Belangen.

Die Abteilung Events organisiert im Auftrag des EDA multilaterale Veranstaltungen in der gesamten Schweiz. Die Größe (bis zu 1'000+ Personen) und Komplexität variiert genauso wie die Anzahl solcher Veranstaltungen. Wir bieten einen sehr vielfältigen und dynamischen Arbeitsbereich im internationalen Umfeld.

Die Bundesverwaltung achtet die unterschiedlichen Bedürfnisse und Lebenserfahrungen ihrer Mitarbeitenden und fördert deren Vielfalt. Gleichbehandlung geniesst höchste Priorität.