Assistent/in, Abteilung Mittlerer Osten Und - Bern, Schweiz - Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA

Geprüftes Unternehmen

Bern, Schweiz

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Schneider

beBee Recruiter

Beschreibung

Als Assistent/in der Abteilung Mittlerer Osten und Nordafrika (MENA) sind Sie zuständig für die Managementverantwortung der Abteilungsleiterin.

Sie können erwarten: Ein spannendes und motivierendes Arbeitsumfeld in der Aussenpolitik, mit täglich wechselnden Herausforderungen und einem engagierten Team.

**Ihre Aufgaben**:

- Managementunterstützung und Organisation des Sekretariats der Abteilungsleitung;
- Etablierung von systematischen Abläufen im Sekretariat und für die Abteilungsleitung, welche eine professionelle und termingerechte Erledigung der Aufgaben erlauben und die Effizienz steigern;
- Durchführung von Projekten im Bereich Managementunterstützung;
- Programmbeauftragte/r Finanzen; Kontrollieren und verbuchen von Rechnungen mittels Kreditorenworkflow;
- Unterstützen bei der Kommunikation, inkl. Vorbereitung von Powerpoint-Präsentationen und Bearbeitung von Sozialen Medien;
- Vorbereitung von Dossiers (Reisen, Sitzungen, Politische Konsultationen, Telefonate) für den Departementschef, die Staatssekretärin und die Abteilungsleitung;
- Monitoring und Controlling der zu behandelnden Arbeiten in der Abteilung;
- Lektorat von Strategien, Konzepten, Artikeln in D, F, E;
- Organisation sämtlicher Sekretariatsarbeiten inklusive Terminkalender, das Organisieren von Dienstreisen und Sitzungen, sowie die Triage der Post, inkl. E-Mails;
- Selbständiges Führen der Korrespondenz in Deutsch / Französisch / Englisch sowie Kontrolle derjenigen von anderen Mitarbeitenden;
- Archivierung und Registratur.

**Ihr Profil**:

- Kaufmännische Ausbildung oder Handelsschule mit Zusatzausbildung oder Bachelor;
- Langjährige Berufserfahrung; Kenntnisse der Bundesverwaltung sind ein Vorteil;
- Erfahrung in Finanzen und Buchhaltung;
- Kenntnisse in Monitoring und Controlling von Aufgaben sowie Organisationsinstrumenten;
- Sehr gute Sprachkenntnisse in mindestens zwei Amtssprachen und Englisch;
- Sehr gute IT-Kenntnisse inkl. Power Point, Excel, Acta Nova;
- Gute kommunikative Fähigkeiten, strukturiertes Vorgehen und Genauigkeit werden erwartet;
- Hohe Flexibilität, da Krisen ausserhalb der Bürozeit stattfinden können;
- Diskretion, Eigeninitiative, Teamgeist, Belastbarkeit.

**Zusätzliche Informationen**:
Für zusätzliche Informationen steht Ihnen die aktuelle Stelleninhaberin Nadia Scherer, Tel , gerne zur Verfügung.

Bewerbungsfrist:

Stellenantritt: oder nach Vereinbarung

Stellenbefristung: unbefristet

Referenznummer: JRQ$

**Über uns**:
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA wahrt die aussenpolitischen Interessen der Schweiz. Die Abteilung Mittlerer Osten und Nordafrika (MENA) ist innerhalb des Staatssekretariates zuständig für die bilateralen Beziehungen der Schweiz zu den Staaten Nordafrikas sowie des Nahen und Mittleren Ostens.

Die Bundesverwaltung achtet die unterschiedlichen Bedürfnisse und Lebenserfahrungen ihrer Mitarbeitenden und fördert deren Vielfalt. Gleichbehandlung geniesst höchste Priorität.