- Gérer l'agenda du Directeur de la Division.
- Organiser et planifier les séances, rendez-vous, séminaires et les éventuels déplacements.
- Interaction avec les managers de la Division, les assistantes des principales entités, notamment pour l'organisation de séance exécutives.
- Prise en charge de certain suivis ou contrôles liés à la fonction
- Prendre en charge et accueillir les visiteurs (clients, prestataires).
- Rédiger les ordres du jour, comptes rendus, procès-verbaux, notes informatives, courriers divers, etc.
- Filtrer les appels téléphoniques et, le cas échéant, prendre des messages résumant la teneur de l'appel.
- Préparer et/ou mettre en forme les documents diffusés à l'interne et à l'externe (présentation, courrier, communication, etc...) et mise à jour des bases de gestion documentaires de son périmètre.
- Protéger les données, sauvegarder et archiver les documents et les dossiers.
- Préparer les suivis budgétaires.
- Coordonner la circulation de l'information au sein de la Division et les autres Divisions.
- Gérer des projets transversaux et en collaboration avec les Responsables de Services.
- Formation ou Brevet Fédéral d'assistant de direction.
Assitant de Division - Plan-les-Ouates, Schweiz - Patek Philippe
Beschreibung
Mission
Dans le cadre de cette fonction, rattachée à notre Division Gestion, vous assisterez le Responsable de notre Division dans l'ensemble de ses activités administratives et participerez à la réalisation de tâches ou projets transversaux entre les différentes organisations.
Responsabilités
Profil recherché