Office Manager Pour Genève - Fribourg, Schweiz - Academic Work

Academic Work

Geprüftes Unternehmen

Fribourg, Schweiz

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Schneider

beBee Recruiter

Beschreibung

We are Academic Work L'aventure Academic Work a débuté en 1998 avec un groupe d'amis qui ont un jour eu l'idée de rendre le monde professionnel accessible aux jeunes. Le petit sous-sol où ils ont commencé à travailler a connu des moments forts en émotions mêlant détermination , concentration, travail d'équipeainsi que de nombreux fous rires. Cette ambiance caractéristique n'a jamais quitté l'entreprise, et fait partie de notre culture au quotidien.

**À propos du rôle**:
**A propos du rôle**

L'Office Manager est responsable du bon fonctionnement du bureau au quotidien, de l'organisation d'événements internes et de soutenir de manière proactive l'équipe de direction.

Une de nos Office Managers raconte:

- " Ce que je préfère dans mon job ? Il n'y a aucune journée qui se ressemble, il faut être un véritable "couteau suisse" pour jongler avec les différentes tâches et les projets en cours. Apporter mes idées et faire découvrir à mes collègues des endroits cools de Genève, j'adore ça "_

**Descriptif des tâches**:
**Office Management**
- Notre ambition est d'être « the Best place to work » A ton niveau, tu pourras contribuer directement à cet objectif, en :_
- Etant responsable de la bonne tenue des bureaux : organisation des espaces communs, commandes diverses, suivi des demandes collaborateurs, gestion des stocks des consommables, mise en place
- Te positionnant comme personne de contact pour les prestataires externes (sociétés de ménage, conciergerie, livraisons, etc)
- Gérant la commande et la préparation du matériel pour les nouveaux collaborateurs
- Gérant la restitution des outils de travail en cas de départ de collaborateurs et vérifier leur état
- Etant le point de relais entre nos collaborateurs et notre support helpdesk pour les questions IT

**Branch Manager Assistant**
- Tu seras aussi le bras droit de notre Directrice du bureau de Genève : Florence. Ensemble, vous collaborerez sur des sujets tels que :_
- La bonne organisation et réservation des voyages (hôtels, vols, restaurants, etc.) de la Branch de Genève
- La préparation des présentations hebdomadaires, et le support au Branch Manager dans l'élaboration des communications
- La publication des communications internes sur l'intranet d'Academic Work
- La prise de notes lors de réunions incluant les Team Managers
- La vérification des dépenses mensuelles et trimestrielles du bureau: s'assurer qu'elles correspondent aux prévisions et au respect du budget alloué
- La commande des cadeaux de naissance ou de mariage (ou autre évènement marquant) des collaborateurs

**Evènementiel**
- Share Energy : c'est une de nos valeurs et on la vit aussi à travers nos événements On compte donc sur toi pour :_
- Organiser les événements du bureau de Genève : élaboration, planification logistique et exécution
- Gérer les relations avec les différentes agences, envoyer les demandes, comparer les offres et coordonner le tout jusqu'à la préparation le jour J
- Créer et récolter les résultats des enquêtes de satisfaction des collaborateurs, post événements

**Nous recherchons**:

- Tu as avant tout le sens du service : _tu seras la personne de contact pour toutes les questions concernant le quotidien du bureau_
- Tu es aussi une personne positive, sociable et très optimiste
- Tu as une première expérience dans un poste similaire (stage compris) : _tu seras la seule personne responsable des ces activités dans le bureau de Genève_
- Tu es capable de travailler sur plusieurs projets en simultanés
- Tu es ultra dynamique et proactif/ve
- Tu as de bonnes qualités rédactionnelles et tu es à l'aise avec la création de support (Power Point, Excel, Microsoft Teams )
- Tu as un bon sens de la communication
- Tu as le sens de la discrétion et de la confidentialité : _on peut te faire confiance_
- Tu disposes d'un bon niveau d'anglais (min. B2) : _pourquoi l'anglais? Que ce soit pour communiquer avec les autres pays du groupe, ou encore organiser des voyages à l'étranger, il te faudra avoir un bon niveau d'anglais oral et écrit_

**Autres informations**:
**Processus de recrutement**

Sois patient Nos processus durent en général 3 semaines. Tu passeras par plusieurs étapes:

- _ Test de personnalité et de logique_
- _Entretien téléphonique_
- _ Entretien avec le Talent Acquisition Manager_
- _ Prise de référence_
- _Cas pratique à réaliser à la maison_
- _ Entretien avec le Hiring Manager_
- _ Bienvenue chez nous _

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