Répondant administratif-ve en CDD à 60% - Lausanne, Schweiz - Evam

Beschreibung

Nous cherchons à pourvoir un poste de

Répondant-e administratif-ve en CDD à 60%

pour notre domaine Formation et Mesures d'Intégration (ForMI) – Secrétariat ForMI

Mission

Assurer le soutien administratif et organisationnel du secrétariat du domaine.

Coordonner et formaliser les processus métiers, veiller à leur optimisation et leur mise à jour continue.

Assurer la formation des collaborateurs/trices administratives et hôtes/sses d'accueil sur l'application des directives, procédures ou outils en vue d'exploiter pleinement les potentiels de simplification et de rationalisation de l'administration.

Responsabilités principales

• Être garant de la qualité des prestations fournies par le secrétariat du domaine
• Assurer la vérification des documents sortants et garantir la mise à jour des modèles des documents
• Assister la cheffe d'équipe dans l'accompagnement des collaborateurs/trices administratifs/ves et de l'équipe dans son intégralité
• Répondre aux questions et former les collaborateurs/trices, notamment lors d'engagement ou d'évolution/changements dans les prestations
• Assurer les remplacements des collaborateurs/trices en cas de besoin
• Être force de proposition pour améliorer les prestations du secrétariat du domaine

Soutien administratif

• Coordonner le suivi des dossiers
• Veiller à tenir les délais impartis
• Assister à des séances et rédiger les procès-verbaux
• Assurer le suivi des programmes de formation des collaborateurs/trices de l'équipe
• Effectuer le suivi des mises à jour relatives au domaine sur le site intranet
• Etablir des synthèses, tableaux de bords, rapports et présentations
• Rédiger divers documents et correspondances

Soutien organisationnel

• Réceptionner et traiter la distribution du courrier et la boîte mail du domaine
• Planifier et organiser les séances
• Organiser une gestion documentaire optimale : créer, mettre à jour, classer et archiver les documents en veillant à leur accessibilité
• Effectuer d'autres tâches administratives selon les besoins

Contacts/relations internes et externes

• Accueillir et renseigner les partenaires internes et externes
• Prendre contact avec les partenaires internes et externes en fonction des besoins

Compétences-clés

• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Solides compétences en communication
• Excellentes compétences rédactionnelles
• Capacité à travailler de manière autonome
• Respect des normes et des procédures
• Esprit d'initiative et d'équipe
• Sens du contact et du service clients

Profil exigé

• CFC d'employé.e de commerce
• Expérience de 5 ans minimum dans le domaine administratif dans une fonction similaire
• Maîtrise de la langue française et excellente expression orale
• Connaissances de base en anglais, autres connaissances linguistiques un avantage
• Maîtrise des outils bureautiques courants, Excel niveau avancé
• Intérêt pour le domaine de la migration

Nature du poste Contrat de durée déterminée (CDD)

Taux d'activité 60 %

Lieu d'activité Route de Chavannes 33, Lausanne

Entrée en service Du au

Délai de postulation

Renseignements Florjeta Krasniqi, Cheffe d'équipe du Secrétariat ForMI, au