office manager - Chavannes-des-Bois, Schweiz - Gerflor

Beschreibung

Position

Au sein de la Direction Générale, nous recrutons notre OFFICE MANAGER (F/H) qui sera en charge de délester la Direction Générale des aspects opérationnels de son activité en réalisant les tâches et actions dans les domaines Marketing, IT, ou Juridique.

Ses missions principales sont les suivantes :

● Direction Générale

✓ Gestion d'agenda, de déplacements et notes de frais

✓ Organisation des déplacements des collaborateurs : Réservation Hôtels, Taxis

✓ Organisation des Conventions SPM

✓ Gestion des documents administratifs (BL, factures, ...)

✓ Téléphonie fixe

● Marketing / Communication

✓ Outils de communication France et Export (Anglais/Français) en version papier et électronique : Brochures, catalogues, tarifs, nuanciers (Création, actualisation, fabrication, mise à disposition)

✓ Gestion des stocks des différentes documentations, listes d'échantillons, outils marketing et de leur diffusion

✓ Relecture et suivi des nouvelles brochures en relation avec le service Marketing

✓ Charte graphique et image

● IT

✓ SPIE : Interlocutrice interne pour le suivi des prestations et priorisation des demandes infogérance

✓ Gerflor ITS et DSI : Interlocutrice et participation aux réunions de suivi mensuelles Spie / Gerflor.

● Juridique (suivi administratif)

✓ Gestion des contrats commerce France

✓ Emissions des documents et attestations Export

Requirements

De formation initiale Bac+2, idéalement BTS Assistant(e) de Direction/Assistant(e) Manager ou filière AES , vous justifiez d'une expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire.

Vous êtes très rigoureux(se) et organisé(e), tant dans le suivi des dossiers que dans le respect des procédures.

Vous maitrisez les outils informatiques : pack office, cognos, access ainsi qu'un ERP.

Dynamique, à l'écoute, vous êtes reconnu(e) pour vos qualités rédactionnelles et votre capacité à gérer de multiples sujets en gérant les priorités, vous bénéficiez d'un bon esprit de synthèse et avez le goût pour le travail en équipe.

Enfin, votre niveau d' anglais est courant , tant à l'écrit qu'à l'oral.

Other information

Le poste est à pourvoir en CDI à Toulouse.

Le salaire sera fonction de votre parcours et de votre expertise.

Vous pourrez bénéficier de l'accord de télétravail vous permettant, sous certaines conditions et en accord avec votre manager, de travailler à domicile.