Assistante ou Assistant de Gestion Au Département - Schweiz - Hôpitaux Universitaires Genève

Hôpitaux Universitaires Genève

Geprüftes Unternehmen

Schweiz

vor 2 Wochen

Geschrieben von:

Lena Schneider

beBee Recruiter

Beschreibung

**Présentation de l'entreprise**:
Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts et chiffres clefs de l'année 2021 en cliquant ici.

Le poste est rattaché au Département des neurosciences cliniques. Ce département dispense des soins à des patientes et patients de tous âges, enfants et adultes, atteints de pathologies neurochirurgicales, neurologiques, ophtalmologiques et oto-rhino-laryngologiques. La prise en charge est adaptée aux besoins et aux difficultés du patient et de la patiente, des secteurs les plus aigus (unités de soins intermédiaires) aux secteurs de rééducation (neurorééducation).

L'objectif du département est d'amener la patientèle vers une récupération de son autonomie par l'enseignement, l'accompagnement et le suivi ambulatoire. Il assure l'opération des patients et des patientes comme leur accompagnement, afin de favoriser un retour à domicile précoce. Dans la même optique, les prises en charge ambulatoires sont également privilégiées et l'activité opératoire optimisée, pour faciliter l'accessibilité aux soins dans un délai raisonnable.

**Descriptif du poste**:
Vous assistez la responsable administrative et financière (RAF) dans les tâches administratives (accueil téléphonique, traitement des courriers, organisation des séances et gestion de l'agenda de son agenda).

Vous contrôlez la justesse et la documentation des demandes de remboursements de frais.

Par délégation du responsable administratif et financier adjoint (RAFA), vous êtes la personne correspondante financière pour la gestion des fonds de tiers du département. Vous élaborez des analyses financières et suivez mensuellement certains comptes du département. Vous effectuez certaines opérations comptables telles que facturation aux tiers, OD comptable de reclassement, requête de paiement.

Vous prenez des décisions dans les affaires courantes et dans le cadre du traitement des dossiers confiés, dans le respect des budgets ainsi que des directives en vigueur, en faisant remonter les situations complexes ou particulières à votre hiérarchie avec des propositions de solutions.

Vous participez au bouclement annuel comptable.

Vous apportez votre aide en ligne aux collaborateurs et collaboratrices du département sur les outils institutionnels (eProcess, Qualiac, etc.).

Vous assurez le suivi administratif des projets d'investissement (ouverture, saisie du budget, chemin de visa commande et bouclement).

Sur délégation de la RAF, vous contrôlez les factures et libérez le paiement aux fournisseurs. En suppléance du RAFA, vous contrôlez et validez les commandes du département.

Vous participez aux projets du département et/ou institutionnels.
- Entrée en fonction : 1er mai 2023
- Nombre de poste : 1
- Taux d'activité : 100%
- Classe de fonction : 14 (fonction classée par analogie : commis-e administratif-ve 5)
- Contrat : CDI
- Demande de renseignements : Mme Aline CRETIN, RAF, tél

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

**Profil requis**:
Vous êtes titulaire d'une maturité gymnasiale ou professionnelle commerciale/économique, ou toute formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie de 3 à 5 ans, dans un poste similaire en lien avec la gestion administrative et financière et d'une expérience significative dans les métiers de la comptabilité.

Vous avez des connaissances dans la gestion de projets et les contrats.

Vous maîtriser parfaitement les outils informatiques usuels (MS Office, Business Object, business intelligence), de plus, la connaissance de l'ERP QUALIAC et de Filemaker est un atout.

Vous possédez d'excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités. Vous êtes capable d'assumer de multiples activités avec polyvalence dans un environnement exigeant tout en étant apte à analyser les informations reçues.

Vous montrez de la rigueur dans votre approche et êtes capable de respecter les normes et procédures en vigueur. Vous faites preuve de discrétion et de respect du secret professionnel.

Vous avez une forte aptitude au travail en équipe et êtes une personne orientée service/qualité, avec un haut niveau d'autonomie et d'initiative ainsi qu'un sens élevé des responsabilités et de l'organisation.

Vous savez développer des relations constructives et de confiance avec les différents interlocuteurs et interlocutrices du département et de l'institution.

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