Rezeptionist/in (5861) - Bern, Schweiz - CTC Resourcing Solutions

CTC Resourcing Solutions

Geprüftes Unternehmen

Bern, Schweiz

vor 1 Woche

Geschrieben von:

Lena Schneider

beBee Recruiter

Beschreibung

**_Das Life Science Karriere Netzwerk _**

CTC vereint Experten aus den Bereichen Life Sciences und Personalwesen. Wir helfen Unternehmen die besten Talente zu finden und zu binden; mit unseren Projekten unterstützen wir sie innovative Behandlungsmethoden für Patienten zu entwickeln und umzusetzen. Unsere Kandidaten begleiten wir in ihrer beruflichen Entwicklung und finden für sie zu ihrer jeweiligen Lebenssituation passende Karrieremöglichkeiten.

**Rezeptionist/in mit Deutsch, Englisch, Französisch**

Unser Kunde, ein grosses pharmazeutisches Unternehmen, sucht eine/n Rezeptionist/in für einen **12-monatigen Vertrag (mit Verlängerungsmöglichkeit) in Bern.**

**Verantwortlichkeiten**:
Empfangsinfrastruktur und Büro-/Arbeitsmaterial
- Bedienung der elektronischen Tür-, Licht
- und Jalousiesteuerung im Empfangsbereich (Magelis)
- Pflege des Erscheinungsbildes der Empfangshalle hinsichtlich Sauberkeit und Ordnung
- Bewirtschaftung aufliegender Broschüren
- Bedienung des elektronischen Info
- und Begrüssungsmonitors (screenFood)

Zutrittsmanagement (diverse Systeme und Programme)
- Information, Kontrolle und Durchsetzen der Zutrittskriterien gemäss allgemeinen oder situativen, betriebsinternen Richtlinien
- Aushändigen von elektronischen Badges für interne und externe Mitarbeitende
- Verwalten und Aushändigen von Ersatzbadges bei Verlust oder Vergessen
- Ausstellen und Aushändigen von Besucherbadges
- Führen einer Statistik über Besucher und Bewerber
- Vermitteln von Besuchern an zuständige Personen beziehungsweise Abteilungen

Telefonie (In Attend)
- Bedienen der IT-basierten Telefonanlage
- Entgegennehmen von externen und internen Anrufen
- Triagieren und Weiterleiten von externen und internen Anrufen
- Empfang von Abwesenheitsmeldungen von Mitarbeitenden

Mailverkehr (Outlook)
- Empfang von Besucheranmeldungen
- Empfang von kurz
- oder langfristigen Handlungsanweisungen
- Empfang von Abwesenheitsmeldungen von Mitarbeitenden
- Versenden von Nachrichten an abwesende Telefonatempfänger

Sitzungszimmer
- und Parkplatzmanagement
- Aufsicht über Nutzung der Besucherparkplätze beim Haupteingang
- Information an Besucher über externe Parkmöglichkeiten
- Verwaltung von temporären Parkbewilligungen für Mitarbeitende auf angemieteten Parkplätzen inkl. elektronische Kontrolle über Ausgabe und Rücknahme
- An
- und Verkauf von Parkkarten der Stadt Bern inkl. Führen einer entsprechenden Buchhaltung und Kasse

Fahrzeugmanagement
- Kontrolle der Fahrerlaubnis (Sichtung des Führerausweises)
- Ausgabe und Rücknahme der Fahrzeugschlüssel

Alarmmanagement
- Weiterleiten von Alarmen der Fernüberwachung von Produktionseinrichtungen, Gebäudetechnik und Türen an zuständige Stellen (Magelis)
- Verwaltung der Meldungen betreffend vorübergehend nicht aktive Fernüberwachungen (Magelis)
- Bedienen des Brandalarmsystems, Ein
- und Ausschalten von Meldergruppen bei Unterhalt und Wartung (Siemens)
- Auslesen des Infosystems betreffend auszuschaltende Meldergruppen des Brandalarmsystems (cNet Brandmeldeanlage/Sharepoint)
- Weiterleiten scharfer Alarme an zuständige interne Stellen
- Quittieren und Rückstellen von Alarmen auf Anweisung der zuständigen Sicherheitsverantwortlichen
- Treffpunkt der zuständigen Mitarbeitenden und operativen Unterstützung bei Interventionen in Zusammenhang mit scharfen Alarmauslösungen

Aus
- und Weiterbildung
- Schulung und Betreuung von neuen Empfangsmitarbeitenden und KV-Lernenden
- Ständige Weiterbildung in funktionsrelevanten Systemen
- Allgemeine betriebsinterne Weiterbildungen (Plateau)
- Ständige Aufdatierung zu betriebsinternen Abläufen und Richtlinien

Weitere Leistungen
- Hoheit über Reservationssystem für Fahrzeuge, Sitzungszimmer und Mitarbeitendenparkplätze an Aussenstandorten
- Führen und gemäss Verteilschlüssel versenden einer wöchentlichen Abwesenheits-/Ferien-liste mit Stellvertretungsinformationen
- Unterstützung bei Events (Mitarbeitendenanlässe, Nachbarschaftsapéros, Infoveranstaltungen usw.)
- Abgabe
- und Koordinationsstelle für Fundgegenstände (Marktplatz)
- Ausgabe und Empfang von Sendungen des Medizinischen Dienstes an das Vertragslabor
- Abgabe von Wegbeschreibungen zu Aussenstandorten
- Unterstützung bei der Einrichtung des WLAN-Zugangs für Besucher
- Besuchergepäckeinlagerung
- Koordination und Verrechnung von Taxi-/Limousinenbestellungen

**Qualifikationen**:

- Gepflegtes Erscheinungsbild und freundliches Auftreten
- Fundierte Betriebskenntnisse hinsichtlich personeller Zuständigkeiten und internen Abläufen
- Sozialkompetenz
- **Sprachgewandtheit (3-5 Fremdsprachen in Wort und Schrift) Deutsch, English, Französisch**:

- Technisches Flair für elektronische Einrichtungen
- Affinität zu den gängigsten PC-Anwendungen wie auch komplexen, anderen IT-basierten Applikationen
- Belastbarkeit und Stressresistenz
- Besonnene und nach Vorgaben strukturierte Arbeitsweise
- Flexibilität betreffend situative, kurz
- oder langf