Administrative & Office Management Specialist (m/w/d) 100 - Basel, Basel
vor 2 Tagen
Jobbeschreibung
- Multilingual and service-oriented office environment
- Hands-on Receptionist / Office Manager with strong administrative skills
About Our Client
Our client is a fast-growing, international mid-sized organization headquartered in Basel. Active in the broader innovation and technology environment, the company operates in a dynamic, customer-focused setting and is currently strengthening its internal office and administrative structures to support continued expansion across Europe.
Job Description
- Managing reception activities, welcoming guests, handling phone inquiries, and ensuring a professional first point of contact
- Overseeing office operations: meeting rooms, supplies, mail handling, facility coordination, and vendor management
- Providing administrative support to management and teams (scheduling, travel arrangements, documentation)
- Supporting the organization of company events, meetings, and internal communications
- Coordinating onboarding logistics and preparing materials for new employees
- Maintaining office processes and contributing to the continuous improvement of administrative workflows
- Acting as a liaison between internal teams and external stakeholders
This position offers the opportunity to take ownership of a central role, bring structure to a growing organization, and contribute to a positive, service-oriented workplace culture.
The Successful Applicant
- Completed commercial apprenticeship or further education in office administration, hospitality, or a similar field
- Minimum of 3-5 years of experience in a receptionist, office management, or administrative role
- Strong organizational skills, attention to detail, and the ability to manage multiple tasks simultaneously
- Professional demeanor, excellent communication skills, and a customer-service mindset
- Fluency in German, English, and French (spoken and written)
- Confident use of MS Office and an affinity for digital tools
- A proactive, structured, and solution-oriented approach
- Enjoyment in creating a welcoming atmosphere and supporting others
What's on Offer
- A diverse and impactful role at the heart of the organization
- The opportunity to shape and professionalize office and administrative processes
- A modern, friendly, and international working environment
- A company that values professionalism, initiative, and personal development
- Long-term growth potential in an expanding technology firm
Contact: Eileen Gaio
Quote job ref: JN
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