Assistante de Direction - Geneve, Schweiz - IMAD GE

IMAD GE

Geprüftes Unternehmen

Geneve, Schweiz

vor 3 Wochen

Geschrieben von:

Lena Schneider

beBee Recruiter

Beschreibung

**Description de l'entreprise**:
Grâce à ses 2'300 collaborateurs, l'institution genevoise de maintien à domicile (ci-après **imad**) fournit des prestations de soins, d'aide, d'accompagnement et de répit favorisant le maintien à domicile.

**Description du poste**:
Afin de soutenir le directeur des opérations (DOP) et le directeur santé communautaire et habitat (DSCH), **imad** recherche deux assitant-es qui auront pour mission d'assurer leur soutien et leur support dans un pôle administratif dédié aux prestations et travaillant en étroite collaboration avec l'ensemble des autres pôles administratifs ou assistantes de direction.

**Vos missions et responsabilités**:

- Assumer les tâches administratives et la gestion complète du secrétariat en binôme des deux directions en respectant les règles et les normes en vigueur au sein de l'institution
- Assister les directeurs-trices dans la gestion quotidienne du dicastère
- Suivre l'avancement des objectifs et projets et déterminer les priorités en fonction des tâches à accomplir
- Tenir à jour l'agenda des directeurs
- Planifier les réunions, organiser les rendez-vous et les déplacements
- Organiser, préparer et participer aux séances de direction et autres séances organisées par les directeurs, en prendre et rédiger les PV avec le suivi des décisions/échéances
- Gérer les échéanciers et garantir le respect des délais
- Préparer et assurer le suivi de l'ensemble des dossiers et projets, constituer les dossiers et rapports sur la base de recherche d'informations, rédiger des notes de synthèses et veiller à leur suivi
- Sur délégation des directeurs, rédiger les documents de travail, dossiers projets et courriers
- Assurer l'accueil des directions, recevoir des appels et les traiter de manière optimale et systématique
- Assurer le traitement de la correspondance des directions et, le cas échéant, proposer des éléments de réponse
- Assurer la circulation de l'information / documentation ainsi que la mise à niveau de l'information à l'interne, assurer le classement et l'archivage des documents des directions
- Organiser et coordonner pour les directeurs la transmission et la rédaction des informations du service impliquant analyse et synthèse avant une prise de décisions
- Assurer les liaisons à l'interne avec les membres du comité de direction ainsi qu'avec les autres directions ou services et les instances externes
- Entretenir des contacts avec différents partenaires du réseau socio-sanitaire Genevois ou d'autres cantons
- Rédiger / mettre à jour les procédures internes afférentes à la direction, selon les directives données
- Elaborer et tenir à jour les tableaux de bord
- Assumer l'aspect logistique des deux directions (fourniture, bureautique, mobilier etc.)
- Favoriser la collaboration, la communication et l'entraide au sein du département

**Qualifications**:

- CFC d'employé(e) de commerce ou formation jugée équivalente, complété par une formation d'assistante de direction
- 5 à 8 ans d'expérience dans une fonction similaire
- Capacité d'anticipation, bonne gestion du stress et des priorités
- Excellent sens de l'organisation et de la communication
- Capacités d'analyse et de concentration
- Capacités rédactionnelles et orthographe irréprochables
- Très bonne maîtrise des outils informatiques (MS Office)
- Connaissance du réseau socio-sanitaire genevois, un atout
- Sens de communication, la confidentialité et professionnalisme indispensables.

**Informations complémentaires**:

- Délai de postulation**: **:

- ** Entrée en fonction **:à convenir
- ** Veuillez svp joindre à votre dossier**: un curriculum vitae à jour, une lettre de motivation, une copie de vos diplômes et vos certificats de travail
- Nous vous garantissons une confidentialité totale dans le traitement de votre dossier.